Переход на кадровый ЭДО завершается 1 июля 2022 года

Компании, которые решили использовать в работе электронные кадровые документы к 1 июля 2022 года должны завершить переход на кадровый ЭДО. Такое требование установлено в законодательстве для лиц, которые после участия в эксперименте по переходу на электронный кадровой документооборот, решили применять эти правила работы и далее.

Напомним, что до 15 ноября 2021 года проводился эксперимент по переводу кадровой документации работодателей в электронный вид.

Эксперимент разрешил отдельным работодателям и работникам использовать в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документы, связанные с работой, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись. По его итогам требовалось собрать исходные данные, осуществить оценку эффективности и результативности эксперимента (Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»).

В ходе эксперимента создание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой, осуществлялось работодателем с использованием информационной системы работодателя или системы «Работа в России».

Если работодатели - участники эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, приняли решение о продолжении применения кадрового ЭДО после 16 ноября 2021 года, они обязаны провести мероприятия, направленные на введение электронного документооборота в соответствии с требованиями Трудового кодекса до 1 июля 2022 года. Такую обязанность установил Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Для того, чтобы завершить переход на кадровый ЭДО работодатели к 1 июля 2022 году должны:

• утвердить порядок кадрового ЭДО;
• уведомить о работников о переходе на кадровый ЭДОи  получить их согласие;
• выбрать и внедрить систему кадрового ЭДО;
• обеспечить работников электронными подписями.

Все расходы на обеспечение работников электронными подписями, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель.