Что делать перевозчикам при сбое в ГИС ЭПД или отсутствии интернета

При оформлении электронных перевозочных документов компания может столкнуться с тремя разными проблемами — недоступна сама ГИС ЭПД, произошел сбой у оператора ИС ЭПД либо нет доступа в интернет у участника перевозки. Для бизнеса принципиально определить, где именно произошел сбой. К примеру, недоступность ГИС ЭПД сама по себе не останавливает обмен документами между контрагентами, тогда как при отсутствии интернета у участника перевозки при соблюдении установленных условий допускается оформление перевозочного документа на бумаге.

Не работает ГИС ЭПД: обмен документами прекращать не нужно

С 1 сентября 2026 года участники автомобильных грузоперевозок должны оформлять перевозочные и транспортно-экспедиционные документы в электронном виде.

С этого момента все данные о перевозках аккумулируются в единой цифровой платформе – государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). При этом напрямую в ГИС ЭПД компания документы не загружает. В документообороте есть промежуточное звено — оператор ИС ЭПД, включенный в реестр Минтранса.

ГИС ЭПД — система электронного документооборота для участников автомобильных грузоперевозок. В ее работе возможны сбои. Минтранс в Регламенте действий при нештатных ситуациях при оформлении и предъявлении ЭПД (версия 1.0, 2026 год), (далее — Регламент) предусмотрел отдельный порядок действий перевозчиков в нештатных ситуациях, возникающих при сбоях в работе этой системы.

[button text="Что делать, если система ЭПД недоступна?"]

Сбоем ГИС ЭПД считается недоступность ее сервисов более одного часа. Система также может быть недоступна во время регламентных работ.

О возникновении проблемы контрагент должен узнать от своего оператора ИС ЭПД.

Оператор ГИС ЭПД должен незамедлительно начать восстановление системы и в течение 2-х часов после фиксации проблемы оповестить участников информационного взаимодействия и операторов ИС ЭПД. В частности, время начала и окончания недоступности публикуется на портале ГИС ЭПД.

Для компании порядок действий в этой ситуации выглядит следующим образом:

1. следить за уведомлениями своего оператора ИС ЭПД. После получения информации о проблеме от оператора ГИС ЭПД оператор ИС ЭПД должен информировать подключенных контрагентов в течение всего периода сбоя или регламентных работ;

2. продолжать обмен ЭПД через ИС ЭПД. Во время недоступности государственной системы операторы продолжают обмен электронными перевозочными документами и содержащимися в них сведениями между участниками. В ГИС ЭПД эти документы временно не направляются;

3. ждать восстановления ГИС ЭПД для передачи накопленных документов. После окончания сбоя или регламентных работ все накопленные за этот период ЭПД направляет в ГИС ЭПД оператор ИС ЭПД.

Отдельно отправлять накопленные документы в ГИС ЭПД участникам не требуется. После окончания нештатной ситуации или регламентных работ это делает оператор ИС ЭПД в соответствии с регламентом информационного взаимодействия. Он направляет в государственную систему все накопленные за этот период ЭПД.

При необходимости проверки ЭПД на дороге сотрудниками МВД и Ространснадзора в период действия нештатной ситуации водители предъявляют ЭПД с помощью программного обеспечения, интегрированного с ИС ЭПД, либо путем предъявления копии ЭПД на бумажном носителе со штампом электронной подписи (п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утвержденных постановлением Правительства от 23.10.1993 № 1090).

Сотрудники государственных контролирующих органов (МВД, Ространснадзор и иные) осуществляют проверки на дорогах согласно памятке о возможности проверки ЭПД на дороге (в том числе при недоступности ГИС ЭПД).

Таким образом, при недоступности самой ГИС ЭПД регламент предусматривает продолжение электронного обмена между контрагентами, а не автоматический переход на оформление нового перевозочного документа на бумаге.

Не работает ИС у оператора: проверьте уведомление и запросите справку о сбое

Другая ситуация возникает, когда ГИС ЭПД может быть доступна, но не работает информационная система оператора, через которого компания взаимодействует с ЭПД. Нештатной ситуацией Минтранс также считает недоступность сервисов более одного часа. Кроме того, система может быть недоступна во время регламентных работ.

Оператор должен восстанавливать работоспособность ИС ЭПД и в течение 2-х часов после фиксации проблемы уведомить оператора ГИС ЭПД, МВД и Ространснадзор. Для бизнеса важнее то, что оператор должен информировать и собственных клиентов с момента возникновения проблемы и в течение всего периода ее действия. После восстановления системы контрагентов должны уведомить незамедлительно.

Компания в такой ситуации может действовать следующим образом:

1. проверить сообщения своего оператора ИС ЭПД. Регламент предусматривает информирование через портал оператора, официальный канал в мессенджере «МАКС» и электронную почту. Дополнительно оператор может использовать клиентские приложения, автоинформатор горячей линии и технические оповещения для интеграционных клиентов;

2. запросить справку о нештатной ситуации. По запросу контрагента оператор ИС ЭПД обязан предоставить справку в свободной форме, которая подтверждает факт возникновения нештатной ситуации;

3. если требуется оформить транспортную накладную, заказ или заявку на бумаге, отдельно проверить основание для этого.

[button text="Когда при сбое в ГИС ЭПД можно перейти на бумагу?"]

При этом случаи, при которых транспортная накладная, заказ и заявка, предусмотренные частями 1 и 5 статьи 8 Федерального закона от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», оформляются на бумажном носителе, перечислены в приказе Минтранса от 01.06.2026 № 262, (далее — Перечень случаев оформления ЭПД на бумаге).

Так, бумажное оформление допускается, если у участника информационного взаимодействия отсутствует техническая возможность направления сформированных электронных документов в ГИС ЭПД из-за предусмотренного нормой сбоя информационной инфраструктуры самого участника или оператора ИС ЭПД. При этом такой сбой должен быть зафиксирован ГосСОПКА (п. 5 Перечня случаев оформления ЭПД на бумаге).

Таким образом, по общему правилу, если ИС ЭПД оператора недоступна, это еще не основание оформлять документ на бумаге.

Если у оператора ИС ЭПД произошел обычный технический сбой или идут регламентные работы, применяются следующие правила Регламента: оператор восстанавливает систему, уведомляет участников, а по запросу выдает справку о факте нештатной ситуации. То есть, Минтранс не предусматривает в таком случае права автоматического перехода на бумагу.

Перейти на бумагу из-за технического сбоя можно, если ситуация подпадает именно под пункт 5 Перечня случаев оформления ЭПД на бумаге — если у участника отсутствует техническая возможность направления электронного документа в ГИС ЭПД из-за сбоя программно-аппаратных комплексов, который привел к нерегламентированной и непредвиденной неработоспособности инфраструктуры участника и/или оператора ИС ЭПД, и этот сбой зафиксирован ГосСОПКА.

Также отметим, что отсутствие оформленной электронной транспортной накладной само по себе не означает, что организация автоматически теряет право учесть расходы на перевозку при расчете налога на прибыль.

Нет интернета у участника перевозки: можно ли оформить документ на бумаге

Отдельный порядок предусмотрен для ситуации, когда проблема возникла непосредственно у участника перевозки — интернета нет в месте погрузки, в пути или на складе. Законодательство предусматривает случаи, когда при отсутствии доступа в интернет перевозочные документы допускается оформить на бумаге.

[button text="Как подтвердить отсутствие интернета при перевозке?"]

Само по себе отсутствие интернета еще не означает, что в любой ситуации можно перейти на бумажный документ.

При отсутствии доступа к интернету транспортную накладную, заказ и заявку допускается оформить на бумаге, в том числе в населенных пунктах из перечня, утвержденного распоряжением РФ от 10.07.2025 № 1855-р (п. 6 Перечня случаев оформления ЭПД на бумаге). Регламент при этом предусматривает порядок подтверждения такого исключения — участнику следует убедиться, что населенный пункт включен в указанный перечень, либо получить от оператора связи подтверждение отсутствия связи в момент совершения операции.

Если ситуация подпадает под исключение, Минтранс предусматривает следующий порядок действий:

1. зафиксировать отсутствие интернета. Это необходимо сделать при возникновении проблемы в месте погрузки, в пути или на складе;

2. составить акт об отсутствии связи. В акте нужно:

• указать дату, время и конкретное место возникновения проблемы — например, адрес склада, километр трассы или название точки погрузки;
• указать, кто присутствовал. В акт вносятся ФИО и должности присутствовавших лиц;
• описать конкретную проблему со связью. К примеру, не открывается сайт, не отправляется ЭПД или отсутствует мобильный сигнал;
• зафиксировать попытки восстановить связь. В акте указываются действия, которые предпринимались для восстановления связи;
• получить подписи нескольких лиц. Минтранс в качестве примера называет водителя, представителя склада и грузоотправителя;
• если контрагент отсутствует, зафиксировать его уведомление. В акте можно сделать отметку об отсутствии стороны и указать, что ее уведомили. Если сообщение направлялось в чат или по электронной почте, подтверждение отправки следует сохранить;

3. оформить бумажный перевозочный документ. В него необходимо включить все обязательные реквизиты, в том числе сведения об участниках, грузе и маршруте. Бумажное оформление допускается при отсутствии доступа к интернету, в том числе в населенных пунктах, включенных в перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р (п. 6 Перечня случаев оформления ЭПД на бумаге);

4. подписать документ. Регламент предусматривает собственноручные подписи всех участников процесса перевозки и печати при их наличии;

5. передать документ водителю. При отсутствии интернета водитель получает бумажный перевозочный документ от грузоотправителя, перевозчика или экспедитора. При проверке на дороге он предъявляет его МВД или Ространснадзору и должен быть готов пояснить, что бумажный документ оформлен из-за отсутствия связи;

6. после восстановления технической возможности вернуться к ЭПД. Дальнейшее оформление документов продолжается в электронном формате в обычном порядке.

Оператор ИС ЭПД со своей стороны при получении от клиента информации о невозможности оформить ЭПД из-за отсутствия интернета фиксирует этот факт, в том числе по заявке клиента, проверяет, подпадает ли ситуация под исключение, и разъясняет возможность оформить перевозочный документ на бумаге.

Свои действия предусмотрены и для оператора ИС ЭПД. Если клиент сообщает, что не может оформить ЭПД из-за отсутствия интернета, оператор фиксирует этот факт, в том числе по заявке клиента, и убеждается, что ситуация подпадает под соответствующее исключение. После этого он разъясняет клиенту возможность оформить перевозочный документ на бумаге.

Если оформление ЭПД уже было начато, после восстановления соединения оператор должен обеспечить передачу накопленных за период отсутствия интернета ЭПД в ГИС ЭПД.

Рекомендации для предпринимателей

При технической проблеме с ЭПД сначала следует установить ее источник. Сбой ГИС ЭПД, сбой ИС ЭПД и отсутствие интернета у участника перевозки требуют разных действий.

Если недоступна ГИС ЭПД, обмен документами между контрагентами продолжается, а оператор позднее передаст накопленные ЭПД в государственную систему. Для проверки на дороге водитель использует программное обеспечение, интегрированное с ИС ЭПД, либо бумажную копию ЭПД со штампом электронной подписи.

При сбое ИС ЭПД необходимо следить за сообщениями своего оператора, а при необходимости получить у него справку, подтверждающую факт нештатной ситуации.

Если проблема связана с отсутствием интернета непосредственно у участника перевозки, сначала нужно подтвердить возможность воспользоваться предусмотренным исключением. Затем фиксируется отсутствие связи, составляется акт и при наличии соответствующего основания оформляется бумажный перевозочный документ. После восстановления технической возможности участники возвращаются к электронному формату.

При этом важно не смешивать бумажную копию уже оформленного ЭПД и перевозочный документ, оформленный на бумаге. Бумажная копия со штампом электронной подписи предусмотрена как способ предъявления ЭПД на дороге при недоступности ГИС ЭПД. Оформление самого перевозочного документа на бумаге регламент рассматривает отдельно — в рамках предусмотренных законодательством исключений при отсутствии интернета.