Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года привычной бумажной транспортной накладной для большинства коммерческих автомобильных перевозок уже недостаточно. Если компания продает товар и нанимает перевозчика, принимает доставку от поставщика или оказывает транспортные услуги, ей необходимо участвовать в электронном оформлении перевозки.

Кого коснулась реформа электронных перевозочных документов

С 1 сентября 2026 года участники автомобильных грузоперевозок должны оформлять перевозочные и транспортно-экспедиционные документы в электронном виде. Такая обязанность введена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и касается перевозок, которые выполняются в рамках предпринимательской деятельности, вне зависимости от сферы деятельности и перевозимого груза, и оформляются договорами.

Реформа касается не только транспортных компаний. В электронном документообороте участвуют грузоотправители, перевозчики и грузополучатели, а при транспортной экспедиции — также экспедиторы.

[button text="Отправляете товары через перевозчиков? Проверим, нужна ли вам ЭТрН"]

Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) обязателен, если предприниматель:

• отправляет груз по договору перевозки;
• перевозит груз за плату;
• является грузополучателем в рамках коммерческих перевозок;
• заказывает перевозки у транспортной компании;
• работает как экспедитор;
• оформляет перевозочные документы для внутренних российских рейсов.

Даже если компания только получает груз и не инициирует документооборот, она должна подписать свою часть электронной транспортной накладной, подтверждающую приемку товара.

Какие документы нужно оформлять электронно

С 1 сентября 2026 года в электронный формат необходимо перевести:

• транспортные накладные;
• заказы и заявки на перевозку;
• поручение экспедитору;
• экспедиторские и складские расписки;
• транспортные железнодорожные накладные;
• авиационные грузовые накладные.

[button text="Переходите на ЭТрН? Поможем проверить схему документооборота"]

Форматы электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда утверждены приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

При этом предусматривалось, что эти форматы действуют до 1 сентября 2026 года. Однако, ФНС сделала их действие бессрочным (приказ ФНС от 24.07.2026 № ЕД-1-26/502@). Бессрочными стали и формат электронного заказа и заявки (приказы ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@, от 16.07.2026 № ЕД-1-26/494@).

Для экспедиторских документов, авиационной и железнодорожной накладных ФНС утвердила отдельные электронные форматы:

• транспортная железнодорожная накладная (приказ ФНС от 07.05.2026 № КЧ-1-26/297@) – удостоверяет заключение договора перевозки груза железнодорожным транспортом, принятие груза к перевозке и условия перевозки груза;
• грузовая накладная (приказ ФНС от 27.04.2026 № ЕД-1-26/276@) — удостоверяет заключение договора воздушной перевозки груза, принятие груза к перевозке и условия перевозки груза;
• поручение экспедитору (приказ ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@) – определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции (включая экспедиторскую и складскую расписки).

При этом путевой лист не стал обязательным электронным документом для всех перевозок с 1 сентября. Законодательством прямо установлено, что путевой лист оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного путевого листа (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — Транспортный устав).

В то же время отдельное правило действует, в частности, для предусмотренных законодательством перевозок алкогольной продукции (постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944).

Какая доставка потребует оформления ЭТрН

Участники логистических цепочек, которые задействованы в перевозке грузов транспортом (отправители, получатели, перевозчики, экспедиторы), должны перевести часть перевозочных документов в электронный формат.

Транспортный ЭДО обязателен и для компаний, которые не инициируют документооборот, а только получают грузы, подписывают титул 3 в электронной транспортной накладной, подтверждая приемку.

В то же время обязательный электронный формат не означает, что ЭТрН теперь необходимо оформлять при любом перемещении товара.

[button text="Не уверены, когда нужна электронная транспортная накладная? Разберем вашу схему доставки"]

Основной вопрос — есть ли договор перевозки груза.

По общему правилу транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза (ст. 8 Транспортного устава).

В случае, когда грузовладелец нанимает для доставки стороннего перевозчика, транспортная накладная необходима, и с 1 сентября 2026 года ее нужно оформлять в электронном виде (п. 2 ст. 4 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ).

Если организация просто перемещает собственный товар своим автомобилем между собственными объектами и отдельного договора перевозки нет, транспортная накладная не требуется.

ТАБЛИЦА «Оформление транспортных накладных при разных схемах доставки»

Ситуация	Что с транспортной накладной
Продавец нанял перевозчика для доставки товара покупателю	ТН нужна, по общему правилу — электронная
Покупатель забирает товар собственным автомобилем	ТН не требуется, поскольку договора перевозки нет
Покупатель нанял стороннего перевозчика для самовывоза	ТН требуется, но при совпадении грузоотправителя и грузополучателя действует специальное правило о бумажной форме; стороны могут предусмотреть ЭТрН договором
Компания перемещает груз между своими складами собственным транспортом	ТН не требуется, если договора перевозки нет
Для перевозки между складами привлекли стороннего перевозчика	Возникает договор перевозки; при совпадении грузоотправителя и грузополучателя применяется специальное правило

 

Для самовывоза с привлечением стороннего перевозчика Федеральный закон от 04.08.2026 № 302-ФЗ позволяет использовать ЭТрН, если стороны предусмотрели это договором.

Таким образом, сначала нужно определить юридическую модель доставки, а уже после этого — какой перевозочный документ необходимо составить и в какой форме.

Как теперь оформляется автомобильная перевозка

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – один из основных документов при перевозке грузов. Она фиксирует условия перевозки, сведения о грузе и участниках перевозки, подтверждает передачу груза перевозчику. ЭТрН содержит следующую информацию:

• грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель;
• какой груз перевозится;
• откуда и куда осуществляется доставка;
• используемое транспортное средство;
• кто и когда подписал документ.

Электронная транспортная накладная — это не PDF или скан бумажной накладной, который стороны пересылают друг другу.

Документ состоит из файлов обмена — титулов. Всего предусмотрено восемь титулов: первые четыре используются в обычной перевозке, остальные — при отдельных событиях, например изменении стоимости, переадресации, замене автомобиля или водителя.

ТАБЛИЦА «Этапы оформления электронной транспортной накладной»

Этап	Кто оформляет	Что происходит
Титул 1	грузоотправитель	создается ЭТрН, указываются груз, участники, транспорт, места погрузки и выгрузки и другие сведения
Титул 2	перевозчик	подтверждается прием груза к перевозке, при необходимости фиксируются замечания
Титул 3	грузополучатель	фиксируется приемка груза, в том числе возможные расхождения
Титул 4	перевозчик	подтверждается завершение передачи груза

 

После направления второго титула формируется QR-код, который используется для предъявления сведений о перевозке при дорожном контроле.

Если во время перевозки ситуация меняется, не обязательно создавать весь документ заново.

Дополнительные титулы предусмотрены, в частности, для:

• изменения стоимости перевозки;
• изменения места доставки или грузополучателя;
• замены водителя;
• замены транспортного средства.

Например, при поломке автомобиля перевозчик может отразить замену транспортного средства в соответствующем дополнительном титуле и продолжить оформление текущей ЭТрН.

Оформление транспортных документов, если участвует экспедитор

При транспортной экспедиции необходимо отдельно определить, принимает ли экспедитор груз во владение.

Если экспедитор груз во владение не принимает, он организует перевозку, но в стандартном сценарии титулы ЭТрН оформляют непосредственные участники перевозки.

Если экспедитор принимает груз во владение, он выступает грузоотправителем для целей оформления перевозки и заполняет соответствующую часть ЭТрН.

Кроме транспортной накладной при экспедиции используются самостоятельные экспедиторские документы:

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка — если экспедитор принимает груз во владение;
• складская расписка — если экспедитор принимает груз на хранение.

Поэтому ЭТрН не заменяет документы, которыми оформляются непосредственно отношения между клиентом и экспедитором.

Как ЭТрН попадает в государственную систему

С 1 сентября 2026 года все данные о перевозках будут аккумулироваться в единой цифровой платформе – государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), которая позволяет создавать, обмениваться и хранить перевозочные документы. Для обмена электронными документами и сведениями, содержащимися в них, участники транспортного процесса должны быть подключены к ГИС ЭПД.

При этом напрямую в ГИС ЭПД компания документы не загружает.

В документообороте есть промежуточное звено — оператор ИС ЭПД, включенный в реестр Минтранса. Перечень аккредитованных операторов ИС ЭПД размещен на сайте Минтранса России.

Схема обмена ЭТрН и передачи данных в ГИС ЭПД выглядит так:

Грузоотправитель формирует и подписывает свой титул ЭТрН
↓
Оператор ИС ЭПД грузоотправителя проверяет файл и передает сведения
↓
ГИС ЭПД принимает и регистрирует данные электронного документа
↓
Оператор ИС ЭПД перевозчика получает следующий титул для участника
↓
Перевозчик заполняет и подписывает свою часть
↓
Оператор ИС ЭПД передает новый титул в ГИС ЭПД
↓
ГИС ЭПД дополняет сведения по этой перевозке
↓
Грузополучатель через своего оператора получает документ и оформляет свою часть
↓
Перевозчик после приемки груза завершает оформление последнего обязательного титула

Каждый участник формирует и подписывает свой файл в системе оператора. Оператор обеспечивает обмен с другими участниками и передачу данных в ГИС ЭПД.

Операторы ИС ЭПД должны быть включены в специальный реестр Минтранса. Обычного статуса оператора ЭДО, через которого компания обменивается, например, счетами-фактурами и УПД, самого по себе для передачи ЭПД недостаточно: оператор должен иметь статус, предусмотренный именно для ИС ЭПД.

Если участники работают через разных операторов ИС ЭПД, обмен между ними идет через роуминг. Напрямую в ГИС ЭПД грузоотправитель, перевозчик или грузополучатель документы не загружают.Важно, чтобы возможность такого обмена между используемыми системами была настроена.

Это следует проверить до первой реальной перевозки: проблема одного участника с приемом или отправкой титула затрагивает всю цепочку оформления документа.

Когда бумажная транспортная накладная остается

Полного запрета оформления бумажных транспортных накладных с 1 сентября 2026 года нет.

Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 предусматривает восемь случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильной перевозке оформляются на бумажном носителе:

• перевозка грузов военного назначения, если Минобороны является грузоотправителем или грузополучателем;
• участие в качестве грузоотправителя или грузополучателя иностранного лица, не включенного в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц;
• каботажная перевозка иностранным перевозчиком, зарегистрированным в государстве — члене ЕАЭС;
• перевозка для физического лица для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью, если оно является грузоотправителем или грузополучателем;
• отсутствие технической возможности передать электронный документ в связи со сбоем, зафиксированным государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак;
• отсутствие доступа к Интернету, в том числе в населенных пунктах, где услуги доступа не оказываются или ограничены;
• перевозка, при которой грузоотправителем и грузополучателем является одно лицо;
• перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

Это именно исключения для автомобильной транспортной накладной, заказа и заявки. Для экспедиторских, железнодорожных и авиационных документов предусмотрены собственные основания бумажного оформления.

При этом Федеральный закон от 04.08.2026 № 302-ФЗ позволяет в предусмотренных случаях использовать электронную транспортную накладную вместо бумажной, если это закреплено договором. Например, такое правило применяется при перевозке, в которой грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом.

Кроме того, оформление перевозочных документов в бумажном формате возможно, если компания перевозит собственный груз своим транспортом и не заключает договор перевозки с третьим лицом. Для подтверждения такой перевозки понадобится путевой лист и внутренние документы компании.

Что нужно сделать компании для перехода на ЭПД

Переход на ЭПД — это не только задача перевозчика. Свой процесс должны настроить и компании, которые отгружают или принимают груз.

[button text="Настраиваете работу с ГИС ЭПД? Поможем проверить документы и процессы"]

Алгоритм перехода на ЭПД можно выстроить так.

1. Проверить свои схемы доставки с составить перечень операций:

• доставка товара покупателю;
• самовывоз;
• привлечение стороннего перевозчика;
• собственный транспорт;
• перевозки между складами;
• работа через экспедитора;
• прием товаров от поставщиков.

Для каждой схемы определить, существует ли договор перевозки и кто является грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.

2. Определить документы

Проверить, какие документы используются в каждой схеме: транспортная накладная, заказ или заявка, экспедиторские документы.

3. Выбрать оператора ИС ЭПД

Оператор должен быть включен в реестр Минтранса. Через него компания будет формировать и получать титулы и передавать сведения в ГИС ЭПД.

4. Настроить электронные подписи и полномочия

Руководитель действует с использованием своей квалифицированной электронной подписи. Если ЭПД подписывает сотрудник от имени организации, необходимо оформить его полномочия, в том числе машиночитаемую доверенность в предусмотренных случаях.

Водители могут подтверждать предусмотренные операции электронной подписью через используемый сервис.

5. Определить сотрудников. Нужно заранее определить, кто:

• создает первый титул;
• контролирует получение документов от перевозчика;
• оформляет приемку;
• подписывает документы;
• отвечает за ошибки и незавершенные ЭТрН.

У продавца эта функция может находиться у логиста или сотрудника склада, у покупателя — у лица, принимающего товар.

6. Проверить контрагентов и роуминг

Необходимо выяснить, работают ли перевозчики, поставщики и крупные покупатели с ЭПД и через каких операторов. Если операторы разные — проверить роуминг до начала перевозки.

7. Провести тестовую перевозку

До массового обмена желательно проверить весь маршрут документа: Т1 → Т2 → QR-код → Т3 → Т4 → завершенная ЭТрН.

В таком случае можно увидеть не только технические ошибки, но и организационные. К примеру,  когда сотрудник склада не имеет полномочий подписать титул или грузополучатель не знает, кто должен подтвердить приемку.

ЭТрН не заменяет документы на сам товар

Транспортная накладная и УПД решают разные задачи — ЭТрН оформляет перевозку, а УПД оформляет передачу товара, выполнение работ или оказание услуг.

Поэтому наличие ЭТрН само по себе не отменяет необходимость оформить документы, подтверждающие хозяйственную операцию с товаром.

Риски несоблюдения требований об оформлении электронных документов

Несоблюдение требований об обязательном использовании электронных перевозочных документов после 1 сентября 2026 года влечет за собой риски для предпринимателей, в том числе:

• штрафы за нарушение правил перевозки грузов;
• дополнительные проверки и споры из-за некорректно оформленных документов;
• споры с контрагентами из-за отсутствующих, неподписанных или некорректно оформленных документов;
• сложности с подтверждением расходов;
• риски при подтверждении факта перевозки и исполнения обязательств между сторонами.

На это обратили внимание в ФНС.