Можно ли учесть расходы на перевозку без электронной транспортной накладной

Отсутствие оформленной электронной транспортной накладной само по себе не означает, что организация автоматически теряет право учесть расходы на перевозку при расчете налога на прибыль. Такое разъяснение дал представитель ФНС, комментируя ситуацию, когда у бизнеса имеется бумажная транспортная накладная либо документ оформлен не полностью. В частности, обсуждались ситуации, когда вместо электронной транспортной накладной у организации имеется бумажная либо отсутствует подпись третьего титула со стороны грузополучателя. Ключевой вопрос для налогового учета в такой ситуации — подтверждена ли реальность перевозки и понесенных расходов совокупностью документов, а не только соблюден ли установленный формат транспортной накладной.

Ошибка в транспортной накладной сама по себе не отменяет перевозку

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Однако Верховный суд разъяснял, что отсутствие, неправильность или утрата этого документа сами по себе не позволяют считать договор перевозки незаключенным или недействительным.

Наличие договорных отношений в таком случае может подтверждаться другими доказательствами (п. 2 ст. 785 Гражданского кодекса, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», п. 20 постановления Пленума Верховного суда от 26.06.2018 № 26).

Для налога на прибыль важна совокупность документов

Для признания расходов по налогу на прибыль затраты должны быть обоснованы и документально подтверждены. При этом Налоговым кодексом не устанавливает закрытого перечня документов, которыми налогоплательщик обязан подтверждать расходы.

[button text="Нет электронной транспортной накладной? Поможем оценить риски учета расходов"]

Минфин указывал, что нарушение требований отраслевого законодательства само по себе не является основанием для исключения расходов из налоговой базы. Расходы могут подтверждаться совокупностью документов — договорами, товарными накладными, счетами-фактурами, платежными и иными документами. (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, письмо Минфина от 06.09.2021 № 03-03-06/1/71952).

Именно на этом основании представитель ФНС сделал следующий вывод — если нарушение транспортного законодательства заключается в том, что вместо электронной транспортной накладной была оформлена бумажная, одно это обстоятельство не является достаточным основанием для непризнания расходов заказчика на перевозку.

Аналогичный подход он обозначил для ситуации с неподписанным третьим титулом грузополучателем.

Этот подход согласуется и с ранее высказанной позицией самой ФНС.

В письме от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@ ведомство указывало, что при отсутствии транспортной накладной иные документы могут рассматриваться как косвенно подтверждающие произведенные расходы. Отступление от требований к оформлению перевозки также не должно быть единственным обстоятельством, достаточным для признания учета расходов неправомерным. При проверке налоговые органы оценивают всю совокупность конкретных обстоятельств (п. 1 ст. 252, ст. 54.1, ст. 313 Налогового кодекса, письмо ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@).

Необходимость оформления документов, подтверждающих перевозку

Для налогового учета предпринимателю или организации все равно необходимо подтвердить факт хозяйственной операции и размер расходов.

[button text="Перевозка оформлена бумажной накладной? Проверим комплект подтверждающих документов"]

По общему правилу расходы могут учитываться на основании документов, подтверждающих совершение факта хозяйственной жизни, если они соответствуют требованиям законодательства и сами расходы являются обоснованными. Каждый факт хозяйственной жизни при этом должен быть оформлен первичным учетным документом с обязательными реквизитами (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», письмо Минфина от 09.06.2026 № 03-03-06/1/48969).

ФНС ранее отдельно разъясняла, что основанием для налогового учета расходов на перевозку являются первичные документы, подтверждающие изменение финансового положения сторон в результате заключения и исполнения договора перевозки. Поэтому отсутствие надлежащей транспортной накладной не освобождает налогоплательщика от необходимости иметь документы, которыми можно подтвердить перевозку и понесенные расходы. (ст. 313 Налогового кодекса, письмо ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@).

Ошибки в документах могут привести к дополнительной проверке

Практический риск для бизнеса сохраняется. Если части документов нет или они оформлены некорректно, налоговый орган может провести дополнительные контрольные мероприятия, чтобы установить действительность сделки и полноту уплаты налогов. Поэтому позицию ФНС нельзя понимать как разрешение не соблюдать требования к электронным транспортным документам.

[button text="Есть ошибки в транспортных документах? Оценим риски перед налоговой проверкой"]

При споре оценивается не один документ изолированно, а вся доказательственная база. Верховный суд также исходит из оценки относимости, допустимости и достоверности каждого доказательства, а также их достаточности и взаимной связи в совокупности (п. 20 постановления Пленума Верховного суда от 26.06.2018 № 26).

Таким образом, бумажная транспортная накладная вместо электронной либо отдельные недостатки ее оформления не означают автоматического исключения расходов на перевозку. Но бизнесу необходимо иметь документы, которые в совокупности подтверждают реальность перевозки, произведенные затраты и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса).