В какой форме хранить документы для учета убытка

Общий срок, в течение которого предприниматели обязаны обеспечивать сохранность данных налогового и бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе, подтверждающих получение доходов и осуществление расходов, – 5 лет. Для документов, подтверждающих возникновение убытков, установлен специальный срок хранения.

Предприниматели обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, пока происходит уменьшение налога на прибыль на суммы ранее полученных убытков.

Однако, в какой форме нужно хранить эти документы –  бумажной или электронной, Налоговый кодекс не устанавливает.

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ст. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Первичный учетный документ может быть составлен на бумаге или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.

Документы бухучета нужно хранить в том виде, в котором они были составлены. Переводить документы, составленные на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения нельзя (п. 23 ФСБУ 27/2021).

Электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой ЭП или УКЭП, исходя из положений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признаются, в том числе для целей налогообложения, равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением.

При этом сроки хранения документов не зависят от вида носителя (бумажный или электронный) и ограничения доступа к ним.

Следовательно, документы, которые образуются в ходе деятельности компании, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Но если в компании проходит проверка, налоговые инспекторы в ходе ее проведения могут истребовать у компании или ИП необходимые документы. При этом на основании абзаца 7 пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса установлено право должностного лица ИФНС на ознакомление с подлинниками документов.

Кроме того, если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов (ч. 6 ст. 71, абз. 2 ч. 3 ст. 75 АПК РФ).

На это обратил внимание Минфин в письме от 05.12.2022 г. № 03-03-10/118589.

Отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь привлечение к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, установленной пунктом 1 или пунктом 2 ст. 120 Налогового кодекса. Штраф за это может достичь 30 тыс. рублей.