Сколько хранить документы при переносе убытков

В 2021 году общий срок хранения бухгалтерских и налоговых документов увеличили с 4-х до 5-ти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса). Но для первички, которая обосновывает перенос убытков на будущее, установлены особые сроки хранения. Об этом напомнили представители Минфина в письме от 28.01.2022 г. № 03-03-06/3/5632.

Общий срок хранения налоговых документов

По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов в течение 5-ти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса).

Документы хранятся в соответствии со сроками хранения архивных документов, определенными законодательством об архивном деле. При этом согласно части 2 статьи 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Особый срок хранения документов по переносу убытков

В пункте 1 статьи 283 Налогового кодекса закреплено положение, согласно которому организации, понесшие убыток в предыдущем налоговом периоде или в предыдущих налоговых периодах, вправе перенести убыток на будущее, т.е. уменьшить текущую налоговую базу по налогу на прибыль на всю сумму полученного ими убытка или на часть этой суммы.

Переносить убытки на будущее можно в течение 10-ти лет, следующих за тем периодом, в котором получен этот убыток (п. 2 ст. 283 Налогового кодекса).

При переносе убытков на будущее обязательно хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса). Списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

При этом, для таких документов установлены особые сроки хранения.

То есть, хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, нужно в течение всего срока, когда организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Но эта необходимость возникает только в случае, если организация воспользовалась правом по переносу убытков.

10 или 15 лет: сколько хранить документы по переносу убытков

Несмотря на то, что убытки списывают в течение 10-лет, хранить документы по этим операциям надо дольше. Дело в том, что понадобится учесть еще общий срок хранения первички – 5 лет.

Следовательно, хранить документы по убыточным операциям нужно в течение всего срока переноса убытка на будущее плюс 5 лет с момента окончания года полного списания убытка (пп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 Налогового кодекса).