Хранение баз данных и первичных документов

С 1 января 2022 года вступил в силу Федеральный стандарт бухучета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н). Он  устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы. ФСБУ определяет, в том числе, правила хранения документов бухгалтерского учета.

Компания должна хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории РФ. Изначально для этого правила не было установлено особых сроков вступления в силу и предполагалось, что она также начнет применяться с 1 января 2022 года. Однако позже Минфин скорректировал срок вступления в силу этого требования и продлил до 1 января 2024 года (приказ Минфина от 23.12.2021 № 224н).

При этом согласно ФСБУ, документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается. В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.

Минфин в информационном сообщении от 10.06.2021 № ИС-учет-33 отметил, что стандарт не содержит ограничений на использование экономическим субъектом по своему усмотрению информационных технологий и (или) технических средств, позволяющих выполнить требование, установленное пунктом 25 ФСБУ 27/2021.

Это требование не означает, что в отдельных случаях документы и данные не могут параллельно храниться за пределами РФ. Например, когда законодательство страны-места ведения деятельности за пределами РФ требует хранить документы бухгалтерского учета на территории данной страны.

ФСБУ не расшифровывает, что конкретно понимается под «размещением» баз данных. В частности, в тексте стандарта нет прямого запрета на ведение базы данных за рубежом с последующим размещением на российских серверах копии такой базы.

Требование о хранении документов в России распространяется только на документы бухгалтерского учета, под которыми понимаются первичные документы и регистры бухгалтерского учета.

В отношении любых иных документов/информации (например, оправдательных документов — договоров, счетов на оплату, не используемых в качестве первичных учетных документов, и проч.) это требование не применяется.

Кроме того, требования ФСБУ не распространяются на учет, который ведется в соответствии с требованиями иностранного законодательства, а также на налоговый и управленческий виды учета.

На текущий момент ответственность за нарушение требования ФСБУ о хранении документов в России не определена.

Принимая во внимание действующие нормы КоАП, организации, на наш взгляд, могут быть привлечены к ответственности за такое нарушение:

а) по статье 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» (состав правонарушения охватывает «отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов»);

б) либо по статье 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах».

Штраф за эти нарушения — от 5 до 10 тыс. руб. за грубое нарушение требований к ведению бухгалтерского учета и от 200 до 300 тыс. руб. за нарушение законодательства о хранении документов.

При этом отметим, что в ходе разработки ФСБУ текст анализируемых выше положений претерпел существенные изменения.

Если в проекте документа речь шла о том, что в России должны размещаться базы данных, в которых осуществляются «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета», то в окончательном варианте текста осталось лишь требование «хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории РФ».

По нашему мнению, вначале власти планировали обязать хозяйствующие субъекты размещать на российских серверах сами системы, в которых ведется бухгалтерский учет, для обеспечения доступа к ним проверяющих вне зависимости от любых особенностей трансграничного управления данными. Однако впоследствии было решено несколько смягчить эти требования.

В то же время принятый Стандарт не запрещает хранить базы данных за рубежом.

Поэтому, компании могут продолжать вести учет в корпоративных учетных системах и накапливать эту информацию на серверах, расположенных в других странах. Однако, исходя из буквальной трактовки требований нового стандарта, необходимо обеспечить одновременное параллельное сохранение баз и на сервере, расположенном на территории РФ.