Минтруд против мессенджеров в рамках ЭДО с работодателем

Правила электронного документооборота сотрудников и работодателей установлены статьей 22.1 Трудового кодекса.

Она устанавливает, что электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:

• единой цифровой платформы «Работа в России». Доступ к ней обеспечивается в том числе посредством портала Госуслуг;
• информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме (п. 10 ГОСТ 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.12. 2013 г. № 1185-ст).

Работодатель вправе самостоятельно выбрать форму ведения документов, связанных с работой (на бумажном носителе или в электронном виде), за исключением тех, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством.

При этом ведение документов в электронном виде осуществляется работодателями, внедрившими электронный документооборот в сфере трудовых отношений (далее - ЭКДО), в соответствии со статьями 22.1 - 22.3 Трудового кодекса.

Под ЭКДО понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе.

ЭКДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме (ч. 2 ст. 22.1 Трудового кодекса).

Возможность использования электронной почты для осуществления взаимодействия в рамках ЭДО статьей 22.1 Трудового кодекса не предусмотрена.

Тем не менее Роструд в письме от 07.09.2023 № ПГ/18460-6-1 допускал, что подача заявления об увольнении по собственному желанию по электронной почте возможна в случае введения работодателем электронного документооборота.

Однако, Минтруд отмечает, что по общему правилу, ЭКДО осуществляется посредством платформы «Работа в России» и (или) информационной системы работодателя (письмо от 24.11.2023 г. № 14-6/ООГ-7353).

Таким образом, возможность направления электронных образов документов (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) посредством электронной почты, мессенджеров Трудовой кодекс не допускает.

Исключение – случаи, перечисленные в части 13 статьи 22.3 Трудового кодекса.

Ее положения допускают временный обмен документами, в том числе связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа, при условии дальнейшего представления их работодателю на бумаге.

Однако, такое возможно только в случаях катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

При этом срок последующего представления соответствующих документов на бумажном носителе, а также иные условия обмена документами в электронной форме должен быть установлен в ЛНА работодателя.