Какие документы работодателя попадут под проверку ГИТ

При проверке работодателя Государственная инспекция труда вправе запросить кадровые документы, сведения о выплате зарплаты, соблюдении режима рабочего времени, охране труда и другие материалы. Роструд определил перечень из 26 категорий сведений, которые инспекторы могут истребовать при осуществлении федерального государственного контроля за соблюдением трудового законодательства.

[cta-form text="ГИТ выявила нарушения в кадровых документах? Поможем снизить риски штрафов"]

Так, при проверке соблюдения трудового законодательства ГИТ может запросить у работодателя следующие документы и сведения:

1. документы о правовом статусе работодателя и полномочиях должностных лиц. В том числе документы, определяющие организационно-правовую форму компании, ее права и обязанности, приказы о назначении руководителя, избрании единоличного исполнительного органа и назначении ответственных должностных лиц;

2. локальные акты и документы об ознакомлении работников, Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, другие внутренние документы, регулирующие трудовые отношения, а также подтверждения того, что сотрудники ознакомлены с ними под подпись;

3. штатное расписание;

4. решения, принятые с учетом позиции профсоюза;

5. подтверждение соблюдения процедуры учета мнения профсоюза — документы, позволяющие установить, что работодатель выполнил предусмотренный порядок получения и рассмотрения мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;

6. документы, поступившие от сотрудников — заявления, уведомления и обращения работников по вопросам трудовых отношений;

7. распорядительные документы работодателя — приказы и распоряжения, относящиеся к трудовым отношениям и непосредственно связанным с ними вопросам, включая подтверждения ознакомления сотрудников с такими документами под подпись;

8. документы, подтверждающие возникновение трудовых отношений и полномочия представителей работодателя — трудовые договоры, служебные контракты и дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг. Также могут запрашиваться сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и документы, подтверждающие его право заключать договоры и допускать сотрудников к работе;

9. документы о правах и обязанностях участников трудовых отношений — материалы, закрепляющие взаимные права и обязательства работодателя и работников, включая отношения, непосредственно связанные с трудовыми.

10. документы об организации коллективных переговоров и социальном партнерстве, в том числе, подтверждения полномочий представителей сторон и правомочности комиссии, которая ведет переговоры, разрабатывает проект коллективного договора и участвует в его заключении. В этот перечень входят письменное предложение о начале переговоров, ответ с указанием представителей и их полномочий, запросы необходимой информации и ответы на них, а также документы о сроках, месте и порядке переговоров;

11. подтверждение соблюдения требований социального партнерства — документы, свидетельствующие о выполнении работодателем обязательных правил взаимодействия с представителями работников, в том числе при подготовке и заключении коллективных договоров и соглашений;

12. кадровые документы о приеме, изменении условий работы и увольнении — трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности, должностные инструкции, уведомления и заявления работников, документы, представленные при трудоустройстве, письменные отказы в заключении трудового договора, договоры о полной материальной ответственности, приказы по личному составу и документы, послужившие основанием для их издания. Также могут запрашиваться приказы о прекращении трудовых договоров и увольнении, личные карточки формы Т-2, бланки трудовых книжек и вкладышей, книги учета их движения и приходно-расходные книги по учету бланков;

13. документы о защите персональных данных работников — материалы, подтверждающие выполнение работодателем обязательных требований к обработке и защите персональных данных сотрудников;

14. документы об учете рабочего времени и режимах работы, в том числе, табели и другие подтверждения фактически отработанного времени, графики работы и сменности, документы об установленных режимах рабочего времени, соглашения о неполном рабочем времени и результаты специальной оценки условий труда. Также инспекция может запросить письменные подтверждения ознакомления отдельных работников с правом отказаться от ночной и сверхурочной работы;

15. документы об отпусках и других периодах отдыха — графики отпусков, уведомления о начале отпуска, заявления и приказы о его предоставлении, соглашения между работником и работодателем, в том числе о разделении ежегодного отпуска на части. Кроме того, могут проверяться документы о привлечении к работе в выходные и праздники, письменные согласия сотрудников с учетом мнения выборного профсоюзного органа, заявления об отпуске без сохранения зарплаты, записки-расчеты при увольнении и подтверждения выплаты компенсации за неиспользованный отпуск;

16. документы о начислении и выплате зарплаты, коллективные договоры, соглашения и локальные акты, определяющие систему оплаты труда, тарифные ставки, оклады, компенсационные и стимулирующие доплаты, надбавки и премии. Также могут запрашиваться документы о порядке индексации зарплаты и ее фактическом проведении, включая запросы работодателя о росте потребительских цен; расчетные и платежные ведомости, платежные поручения с реестрами перечислений, документы о начислении отпускных и компенсаций за неиспользованные отпуска, расчетные листки и приказы об утверждении их формы, согласия работников на удержания из зарплаты, а также приказы о простое;

[cta-form text="Ошибки в оплате труда грозят проверкой? Поможем устранить нарушения"]

17. документы о нормировании труда;

18. документы о предоставлении трудовых гарантий и компенсаций — подтверждения выполнения работодателем обязанностей по предоставлению работникам гарантий и компенсаций, установленных трудовым законодательством и другими нормативными актами;

19. документы о трудовой дисциплине и внутреннем распорядке, по которым можно проверить соблюдение обязательных требований к организации трудового распорядка и обеспечению дисциплины труда;

20. документы о квалификации и обучении персонала — подтверждения соответствия работников квалификационным требованиям и профессиональным стандартам, документы о профессиональной подготовке и дополнительном профессиональном образовании, ученические договоры, а также сведения об оплате времени ученичества;

21. документы о соблюдении требований охраны труда, подтверждающие выполнение государственных нормативных требований охраны труда и обеспечение безопасных условий работы;

22. документы об организации системы охраны труда и обеспечении работников средствами защиты — подтверждения соблюдения прав сотрудников на безопасные условия труда, выдачи СИЗ, молока и лечебно-профилактического питания, организации санитарно-бытового и медицинского обслуживания. Кроме того, инспекция может запросить документы о предоставлении дополнительных гарантий по охране труда отдельным категориям работников, проведении обучения по охране труда и финансировании мероприятий по улучшению условий и безопасности работы;

23. документы о материальной ответственности работодателя и работников, позволяющие проверить соблюдение обязательных требований при возникновении и реализации материальной ответственности сторон трудового договора;

24. документы об особенностях трудовых отношений с отдельными категориями работников:

• женщин и работников с семейными обязанностями, а также несовершеннолетних;
• руководителей организаций и членов коллегиальных исполнительных органов;
• совместителей, сезонных работников и лиц, заключивших трудовые договоры на срок до двух месяцев;
• сотрудников, работающих вахтовым методом, надомников и дистанционных работников;
• работников, трудоустроенных у работодателей — физических лиц и субъектов малого предпринимательства;
• сотрудников, работающих на Крайнем Севере и в приравненных местностях;
• иностранных граждан и лиц без гражданства;
• работников транспорта и персонала, занятого на подземных работах;
• педагогических и научных работников, руководителей научных организаций и их заместителей;
• сотрудников, направленных в российские дипломатические представительства, консульские учреждения, представительства федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений за рубежом;
• работников, временно направленных к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении персонала;
• работников религиозных организаций, спортсменов и тренеров;

[lead-magnet]

25. документы по трудовым спорам, подтверждающие соблюдение установленных процедур рассмотрения и разрешения индивидуальных и коллективных трудовых споров;

26. документы, связанные с инвалидностью работника — подтверждения установленной инвалидности и срока действия соответствующих документов, медицинские заключения, а также индивидуальные программы реабилитации или абилитации.