Сервис ФНС для расчета эффективности перехода на ЭДО

ФНС создала специальный сервис, который поможет предпринимателям оценить эффективность внедрения у себя электронного документооборота. Сервис поможет получить предварительную оценку стоимости перехода компании на юридически значимый ЭДО, а также укажет примерный срок окупаемости понесенных затрат.

ФНС постепенно предпринимает шаги к переводу предпринимателей на ЭДО. Например, бизнесу уже разрешили оформлять электронные акты приемки работ, электронную транспортную накладную, акт сверки расчетов с контрагентами.

В связи с переходом на ЭДО компании получают ряд преимуществ:

• экономия на печати, доставке, хранении документов;
• быстрые исправления и корректировки;
• оперативное заключение сделок и оформление по ним договоров с контрагентами;
• оперативное представление документов по требованию ИФНС.

Оценить эффективность перевода бизнеса на ЭДО позволит специальный калькулятор от ФНС. Он предусматривает ввод данных в двух вариантах:

• быстрый расчет – ввод минимального набора показателей по объему первичных документов
• расширенный расчет - ввод дополнительных объемных показателей документооборота компании, а также стоимостных показателей (нормативы, тарифы и др.). Данные показатели предварительно заполнены для модели на основании произведенных средних оценок. При необходимости пользователь может внести свои данные в каждую ячейку данного блока в соответствии с собственными бизнес-показателями.

Простой вариант расчета перехода на ЭДО

Для быстрого расчета требуется заполнить показатели:

1. Количество комплектов первичных документов в год.

При этом указываются:

• исходящие документы, шт./год. Исходящие документы - документы, сформированные компанией и направляемые клиентам или контрагентам и другим при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, а также при продаже имущественных прав и другое;
• входящие документы, шт./год. Входящие документы - документы, поступающие от контрагентов или поставщиков и другим при приобретении компанией товаров (работ, услуг) и другое;
• внутренние документы, шт./год. Внутренние документы - документы, созданные в компании, используемые в пределах взаимодействия компании и ее сотрудников.

Перечень внутренних документов, рассматриваемый, как возможный для перевода на ЭДО с подписанием простой электронной подписью:

• авансовые отчеты;
• кадровые документы. Например: ознакомление с уведомлением об отпуске;
• внутризаводские. Например– требование-накладная М-11, Накладная на отпуск материалов на сторону М-15.

2. Количество договоров и дополнительных соглашений по:

• продаже товаров, выполнении работ, оказанию услуг, шт./год;
• приобретению товаров, работ, услуг, шт./год.

3. Целевая доля документов к переводу на ЭДО в %. Нужно указать целевую долю документов, которые предполагается перевести в электронный вид, и планируемые сроки перевода. Этот показатель может быть приблизительно оценен как исходя из текущих крупных контрагентов, которые уже перешли на ЭДО, так и исходя из количества потенциальных, которые только готовятся к переходу.

4. Плановый срок достижения целевой доли документов на ЭДО. Здесь нужно указать количество лет, в течение которых планируется переход.

Кроме того, можно заполнить дополнительные данные:

• средняя сумма входящего НДС за квартал, тыс. рублей;
• средняя доля счетов-фактур, поступающих после срока подачи квартальной налоговой декларации (НДС), %;
• прогнозируемый годовой рост объема компании, %.

Вводить дополнительные данные о средней сумме входящего НДС за квартал и средней доле счетов-фактур в квартал, приходящих после предоставления декларации по НДС за данный налоговый период, рекомендуется при необходимости оценки влияния перехода на ЭДО на ускорение возмещения НДС и высвобождение недополученных денежных средств при получении входящих счетов-фактур позже срока предоставления налоговой декларации

Можно оставить без изменений предзаполненные показатели.

Также в модели учитывается экономия на печати документов, на трудозатратах и на ускорение возмещения НДС при переходе на электронный документооборот.

При расчете экономии на печати также осуществляется расчет экономии на расходах, релевантных бумажному документообороту - стоимость доставки документов и стоимость расходов на хранение бумажных экземпляров документов.

Расширенный вариант расчета перехода на ЭДО

Можно выбрать расширенный вариант расчета. В этом случае понадобится указать больше информации. Например, о трудозатратах на обработку бумажного экземпляра документа.        

Также сервис предложит перейти к блоку данных, используемых в расчете эффективности проекта, которые содержат в себе дополнительные объемные показатели документооборота компании, а также стоимостные показатели (нормативы, тарифы). При расчете модели стоимостные показатели индексируются на уровень инфляции.

Данные показатели предварительно заполнены для модели на основании произведенных средний оценок. При необходимости пользователь вправе внести свои данные в каждую ячейку данного блока в соответствии с собственными бизнес-показателями.