Порядок передачи документов при смене генерального директора ООО

В случае смены единоличного исполнительного органа общества печать, учредительные документы, бухгалтерская отчетность, а также иные документы, подлежащие хранению в обществе и необходимые для осуществления деятельности общества и руководства ею, подлежат передаче вновь избранному гендиректору общества.

Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно. То есть руководитель организации по завершении осуществления своих полномочий обязан передать дела, что включает в себя обязанность вернуть обществу все его документы, если они по какой-то причине находятся у бывшего руководителя, а не по месту нахождения юридического лица.

Согласно пункту 4 статьи 32 и статье 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон № 14-ФЗ руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества.

В целях осуществления своих полномочий директор имеет доступ ко всей документации, связанной с деятельностью общества, и как его исполнительный орган, отвечает за сохранность документов.

По общему правилу ведение бухучета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно (п. 4 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Таким образом, на руководителе общества лежит установленная законом обязанность обеспечить сохранность документов общества и передаче документации при смене руководителя.

При этом законодательство не содержит конкретных указаний в отношении порядка передачи документов бывшим руководителем общества и не устанавливает императивного требования к форме, в которой происходит такая передача.

Форма передачи, если она прямо не урегулирована уставом, корпоративным договором, заключенным между всеми участниками или договором с руководителем, зависит от конкретных обстоятельств дела (объема документации, вида документации, правил документооборота, принятых в соответствующей организации или соблюдающихся фактически).

Процедура передачи дел при смене руководителя включает в себя:

• издание приказа о приеме-передаче дел;
• саму передачу дел;
• подписание акта приема-передачи дел.

Акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах. Один для хранения в организации, второй - останется у прежнего руководителя, для подтверждения факта передачи документов в надлежащем виде и количестве.

При этом, акт подписывается всеми лицами, которые участвовали в приеме-передаче дел.

При этом точки зрения о необходимости бывшим руководителем передать все документы путем составления акта приема-передачи с поименным перечислением каждого документа не отвечают законодательству и не соответствуют характеру деятельности хозяйственного общества, предполагающего многочисленность документов, объем которых не позволяет их индивидуальную передачу (определение Верховного Суда от 09.08.2022 № 307-ЭС22-5640).

При удержании прежним директором документации и печатей у себя общество может обратиться в суд с иском об обязании директора передать удерживаемое.

В определении Конституционного Суда от 28.09.2023 N 2450-О указано, что суды, возлагая обязанность по передаче документов, исходят из отсутствия доказательств, что после освобождения от должности бывший директор принял меры по передаче документов новому руководителю, а также отсутствия доказательств, что бывший директор не может исполнить такую обязанность.

Таким образом, учитывая специфику требования о присуждении к исполнению обязанности в натуре (в данном случае обязанности по передаче документов), в предмет доказывания входит исследование возможности исполнить эту обязанность, что, в свою очередь, возможно лишь при наличии требуемого имущества (документов) у данного лица на момент рассмотрения спора.

Соответственно, бремя доказывания при возникновении спора об обязании передать документацию распределяется следующим образом:

• истец обязан доказать создание и ведение обществом истребуемых документов, программного обеспечения;
• а ответчик — факт передачи спорных документов, программного обеспечения, печатей обществу и их отсутствие у ответчика.

Верховный Суд придерживается того подхода, что бывший директор обязан объяснить отсутствие документов и причины их отсутствия (определения Верховного Суда от 09.08.2022 № 307-ЭС22-5640, от 12.07.2021 № 304-ЭС21-9898).

Для возложения обязанности по предоставлению документов и имущества ответчик должен обладать этими документами и имуществом либо (при их отсутствии) иметь возможность их восстановления.

Обязанность по восстановлению документации лежит на директоре.

В силу пункта 27 Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н, в случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.

При этом суды отмечают необходимость проведения инвентаризации при передаче дел новому директору.

В связи с принятием ФСБУ 27/2021 с 01.01.2022 года было отменено Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. ФСБУ № 27 не содержит правил фиксации факта утраты документов, однако в данной части суды полагают возможным руководствоваться Положением № 105, исходя из того, что при смене материально ответственных лиц проведение инвентаризации документов и активов общества является обязательным.

Так, в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, то есть их отсутствия.

Созданная комиссия должна не только выявить, но и документально подтвердить причину утраты документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем общества.

После завершения мероприятий по фиксированию факта утраты (гибели) документов проводится работа, направленная на восстановление документов.

Руководитель организации должен уведомить налоговую инспекцию об утрате бухгалтерских документов и о невозможности их полного восстановления, приложив к уведомлению акт комиссии, установившей факт утраты (гибели) документов, а также акт о прекращении работ по восстановлению утраченных документов. На основе восстановленной документации организация должна заново сформировать регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 05.09.2024 № Ф01-3175/2024)

В том случае, если он не обладает необходимыми документами (имуществом) и не имеет возможности их восстановления, обязанность по их передаче возложена на него быть не может (определение Верховного Суда от 22.07.2019 № 306-ЭС19-2986).

Таким образом, именно на ответчике как бывшем руководителе в силу вышеуказанных норм права и позиций высших судов лежит обязанность по передаче документов общества новому руководителю, а также бремя доказывания принятия мер по исполнению данной обязанности, либо наличия объективных причин, препятствующих исполнить данную обязанность, либо отсутствия документации общества с указанием причин отсутствия.