Минтранс дал ответы на вопросы бизнеса об ЭПД с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года для перевозочных документов действуют новые правила электронного оформления. Минтранс собрал ответы на практические вопросы бизнеса о переходе на ЭПД: какие документы должны быть электронными, когда требуется ЭТрН, можно ли сохранить бумажный путевой лист, как исправлять документы и какими подписями их подписывать.

Какие документы с 1 сентября нужно оформлять в электронном виде и есть ли переходный период

С 1 сентября 2026 года в электронном виде формируются транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильных перевозках, транспортная железнодорожная накладная, грузовая накладная при воздушных перевозках, а также экспедиторские документы. Для отдельных случаев Минтранс предусмотрел возможность оформления документов на бумаге.

Электронные перевозочные и экспедиторские документы необходимо направлять через оператора информационной системы ЭПД в ГИС ЭПД. Напрямую подключиться к ГИС нельзя. Обмен производится через аккредитованных операторов ИС ЭПД, включенных в реестр Минтранса (ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; постановление Правительства от 21.05.2022 № 931).

[button text="Переходите на ЭПД? Поможем проверить документы и порядок электронного обмена"]

Дополнительного переходного периода после 1 сентября не предусмотрено. То есть обязанность применять электронные документы действует с этой даты.

При этом по одной перевозке нельзя одновременно вести бумажный и электронный документооборот. Если оформление началось на бумаге, оно завершается на бумаге; если документ сформирован в электронной форме, дальнейший документооборот также осуществляется электронно.

Например, если грузоотправитель сформировал ЭТрН, оформлять параллельно бумажную транспортную накладную не требуется. Даже если не все стороны подписали электронную накладную, она остается в ГИС ЭПД со статусом незавершенного обмена.

Когда нужно оформлять электронную транспортную накладную

С 1 сентября 2026 года заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом подтверждается транспортной накладной, сформированной в электронном виде. По общему правилу ее составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное (ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Сам по себе вес автомобиля значения для этой обязанности не имеет. ЭТрН нужна и при перевозке автомобилем массой до 3,5 тонны, если между сторонами заключен договор перевозки груза. Ограничение по массе связано с требованиями к допуску перевозчиков, а не с обязанностью оформлять транспортную накладную.

Если же организация перевозит собственный груз собственным транспортом, транспортная накладная не требуется, поскольку договор перевозки между одним и тем же лицом не заключается. По той же логике ЭТрН не нужна при перемещении груза между филиалами организации собственным транспортом. Но если для такой перевозки привлекается сторонний перевозчик по договору перевозки, транспортная накладная требуется.

[button text="Перевозите товары собственным или привлеченным транспортом? Проверим, какие документы необходимо оформить"]

Минтранс применяет этот подход и к отдельным видам грузов. Так, при перевозке отходов необходимость ЭТрН также зависит от наличия договора перевозки груза автомобильным транспортом. Если такой договор заключается, транспортная накладная нужна наряду с предусмотренными специальным законодательством документами; если договора перевозки нет, транспортная накладная не требуется.

Название договора само по себе ситуацию не меняет. Минтранс отдельно отметил, что правоотношения по перевозке груза не регулируются главой 39 Гражданского кодекса о возмездном оказании услуг. Если фактически осуществляется перевозка груза, применяются нормы о перевозке либо транспортной экспедиции (ст. 779, 785, 801 Гражданского кодекса, Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ; Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ).

Можно ли оформить одну ЭТрН на несколько партий груза и что делать при замене автомобиля

Одну ЭТрН можно оформить на несколько партий груза, если одновременно выполняются все условия: партии перевозятся одним транспортным средством, от одного грузоотправителя одному грузополучателю, из одного места погрузки в одно место выгрузки (п. 10 Правил перевозок грузов, утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200).

Поэтому, например, при отправке груза нескольким грузополучателям одной ЭТрН недостаточно — документы оформляются по числу грузополучателей.

Замена транспортного средства сама по себе оформления новой ЭТрН не требует. Если перевозчик остается прежним, сведения о новом автомобиле отражаются в рамках уже оформленной электронной накладной.

В ЭТрН обязательно указываются фактические адреса мест погрузки и выгрузки. Масса груза указывается в предусмотренных Правилами случаях. Для навалочных, насыпных, наливных грузов и контейнеров ее указание обязательно. Определить массу можно взвешиванием либо расчетным методом на основании обмера, технической документации и показаний измерительных приборов.

Можно ли исправить, аннулировать или отозвать уже сформированную ЭТрН

Исправлять ЭТрН можно. Участник информационного взаимодействия вправе инициировать внесение изменений, кроме сведений, корректировка которых прямо запрещена.

В частности, нельзя изменять сведения грузоотправителя о передаче груза при его приемке перевозчиком, замечания перевозчика при приемке, сведения о приемке груза грузополучателем и замечания перевозчика при выдаче груза. Если оператор обнаружит ошибки в сведениях, поступивших в ГИС ЭПД, и направит уведомление о необходимости исправления, исправленные файлы обмена необходимо представить в течение пяти календарных дней.

Однако отозвать или аннулировать ЭТрН после ее принятия ГИС ЭПД нельзя — соответствующая процедура правилами не предусмотрена. Не предусмотрено и направление в ГИС ЭПД «черновиков» документов.

Поэтому перед направлением документа в систему имеет смысл особенно внимательно проверять те сведения, которые впоследствии нельзя скорректировать.

Нужно ли переводить путевые листы в электронный вид

Нет. Минтранс разъяснил, что общий переход на электронные перевозочные документы не означает обязательного перехода на электронные путевые листы: путевой лист может по-прежнему оформляться на бумаге или в электронном виде.

Но если организация выбирает электронную форму путевого листа, такой документ направляется в ГИС ЭПД.

Для сведений о медицинском осмотре в электронном путевом листе Минтранс отдельно разъяснил порядок подписания: их медицинский работник заверяет собственной УКЭП. Подписание от имени медицинской организации и приложение машиночитаемой доверенности в этом случае не требуются.

Как подписывать ЭПД и нужна ли машиночитаемая доверенность

Для подписания ЭПД применяются УКЭП юридического лица или ИП, а в предусмотренных законодательством случаях — УКЭП или УНЭП физического лица. В отдельных ситуациях допускается простая электронная подпись.

В частности, водитель может подписать ЭТрН ПЭП или УНЭП при условии последующего подписания документа УКЭП или УНЭП перевозчика. Физическое лицо — грузополучатель также в установленных случаях вправе использовать простую электронную подпись.

Если файл обмена подписывает представитель организации или ИП, его полномочия должны подтверждаться доверенностью, в том числе машиночитаемой. При этом сама ГИС ЭПД не проверяет объем полномочий подписанта по существу. Ответственность за достоверность сведений в файле обмена несет лицо, которое этот файл подписало.

Таким образом, организациям важно не только технически настроить электронный обмен, но и определить, кто именно будет подписывать отдельные титулы ЭПД и на каком основании действует соответствующее лицо.

Как водитель предъявляет ЭПД и что делать при отсутствии интернета

При проверке на дороге водитель вправе предъявить перевозочные документы как в электронном виде, так и в виде их бумажной копии (п. 2.1.1 Правил дорожного движения).

Нестабильный интернет в месте погрузки или в пути Минтранс не рассматривает как препятствие для оформления ЭПД. Документы могут быть сформированы в другом месте и переданы водителю для предъявления при проверке.

Как оформляются документы при международных перевозках и могут ли иностранные компании работать с ГИС ЭПД

Иностранные лица могут участвовать в электронном обмене, но через аккредитованного российского оператора ИС ЭПД. Для этого иностранное лицо должно быть зарегистрировано в России и иметь электронную подпись. Одновременно для отдельных иностранных участников перевозки предусмотрены случаи оформления транспортной накладной на бумаге.

При международной автомобильной перевозке используется накладная, предусмотренная международным договором РФ, в том числе CMR. Направлять CMR-накладную в ГИС ЭПД российское законодательство не требует.