Какие условия должны быть в договоре с самозанятым

Когда компания работает с физлицом, например, в рамках договора ГПХ или по трудовому договору, то она платит за него НДФЛ в размере 13 % и начисляет на его вознаграждение или зарплату страховые взносы. При сотрудничестве с официально зарегистрированным самозанятым платить за него налог компании не нужно — эта обязанность ложится на самого самозанятого. Налог будет составлять 6 % от каждой сделки с юрлицом.

Однако, налоговики осуществляют мониторинг компаний и ИП, сотрудничающих с самозанятыми, с целью выявления системных рисков и признаков минимизации уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Главный риск сотрудничества с самозанятым для компании заключается в том, что ГПД с ним может быть переквалифицирован в трудовой. В соответствии с частью 4 статьи 19.1 Трудового кодекса признание гражданско-правовых отношений трудовыми влечет за собой установление их таковыми со дня начала выполнения работ по ГПД. К этому моменту у работника, который ранее был самозанятым, могут накопиться несколько непредставленных ежегодных отпусков и прочих невыполненных социальных гарантий в виде больничных, оплаты сверхурочного труда, выплат за вредность и т.д.

В отношении работодателя-заказчика могут быть начислены недоимки по налогам и страховым взносам, а также штрафы и пени за несвоевременную их уплату. Предусмотрена и административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП).

Поэтому, важно правильно составить договор с плательщиком НПД.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» (далее – Закон № 422-ФЗ) не регулирует гражданско-правовые отношения сторон сделки и порядок их оформления.

Составляя договор с самозанятым, можно ориентироваться на любой договор ГПХ, который компания или ИП использует в работе с другими контрагентами. К примеру, договор возмездного оказания услуг или договор подряда.

Он должен включать следующие положения:

• дату заключения договора;
• предмет договора;
• порядок оказания услуг, соответствие услуг определенным требованиям;
• описание процедуры сдачи-приемки, правила подписания акта;
• последствия несоответствия качества услуг или выполненных работ заявленным требованиям;
• стоимость работ или услуг;
• способы оплаты;
• права и обязанности сторон;
• срок действия договора;
• ответственность сторон;
• порядок изменения условий договора;
• варианты разрешения споров;
• реквизиты сторон.

Помимо стандартных пунктов, нужно указать в договоре, что:

• исполнителем является гражданин, зарегистрированный в качестве самозанятого;
• компания-заказчик освобождается от обязанности по уплате налогов и взносов. При этом можно сделать отсылку к положениям пункта 8 статьи 2 Закона № 422-ФЗ.

В связи с этим отметим, что перед заключением договора с плательщиком НПД компании важно выяснить его статус. Только уточнив, что лицо является плательщиком НПД, его чеки можно учитывать в расходах, а с выплачиваемого ему вознаграждения не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

В ряде случаев, когда услуга оказывается по сделке, исполняемой немедленно при заключении договора, письменный договор с самозанятым не нужен. На это указала ФНС письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@. В этом случае заключение договора будет подтверждаться уплатой заказчику денег за оказанные услуги.

Еще один вопрос, который нередко возникает на практике – нужно ли перезаключать договор, если ИП, с которым работала компания, перешел на НПД.

В ФНС отмечали, что перезаключение договора не требуется, если это не влияет на соблюдение существенных условий договора. Если же условия меняются, то договор стоит перезаключить. К примеру, исполнитель договора являлся плательщиком НДС и цена его услуг включала этот налог. Заключение дополнительного соглашения позволит урегулировать цены. В этом документе важно прописать, что ИП начал применять НПД с определенной даты (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4- 3/2899@).

При расчетах, связанных с получением доходов от реализации услуг, являющихся объектом налогообложения НПД самозанятый должен сформировать и передать компании-заказчику чек. В нем содержатся такие сведения, как наименование оказанных услуг и ИНН юрлица или ИП, который является заказчиком услуг

Таким образом компания, как заказчик, может подтвердить свои затраты на оплату услуг с помощью полученного чека.

При отсутствии чека расходы на оплату выполненных работ или оказанных самозанятым услуг нельзя учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина от 28.08.2023 г. № 03-03-06/1/81571).

В связи с этим в договоре можно предусмотреть сроки и неустойку за непередачу самозанятым чека заказчику.

В ряде случаев налоговики обращают внимание на необходимость оформления акта к заключенному с самозанятым договору. К примеру, для налогового учета расходов покупателя (например, при наличии предоплаты) акт о выполнении работ (оказании услуг) необходим. Он является документом, подтверждающим факт их исполнения, а также отражает период или дату их оказания.

В случае утраты физическим лицом, в том числе ИП, права на применение специального налогового режима НПД или аннулирование налоговым органом его постановки на учет в качестве налогоплательщика НПД не является основанием для непризнания в составе расходов затрат, осуществленных (понесенных) покупателем (заказчиком), при условии наличия чека, подтверждающего оплату товаров (работ, услуг).