Как в ФНС представлять электронные документы

Налоговики вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Истребуемые документы могут быть представлены в инспекцию проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ).

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

При этом Закон № 402-ФЗ не определяет вид электронной подписи, необходимый для подписания первичных учетных документов в электронной форме.

Виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, используются из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами (п. 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Виды электронной подписи, используемые для подписания первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением между участниками ЭДО.

По общему правилу, информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками ЭДО, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Безусловное признание электронного документа, равнозначного документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, осуществляется только при подписании электронного документа КЭП.

Поэтому, налогоплательщик вправе представлять в инспекцию в рамках истребования при проведении налоговой проверки в соответствии со статьей 93 Налогового кодекса электронный документ и соответствующие ему электронные подписи.

При этом:

• если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, можно направлять их в налоговую инспекцию в электронной форме по ТКС в неизменном виде;
• если документы в электронной форме составлены не по установленным ФНС форматам, в случае их истребования в рамках налоговых проверок представляются на бумаге в виде заверенных копий с отметкой о подписании документа электронной подписью.

Копии могут быть представлены в ФНС в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью.

Они могут быть направлены в электронной форме в виде скан-образов документов, т.е. документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов (письмо ФНС от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@).

Представление таких документов осуществляется с учетом требований приказа ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, согласно которым расширение файла скан-образов документов может быть tif, jpg, pdf, png.