Как оформлять электронные накладные при отправке и получении грузов

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные и ряд других перевозочных документов по общему правилу оформляются в электронном виде. Новые требования затрагивают не только перевозчиков и экспедиторов, но и компании, которые отправляют или получают товары с привлечением стороннего транспорта. Роскадастр разъяснил, какие сведения должны вносить в транспортную накладную грузоотправители и грузополучатели, как организовать электронный документооборот и что учесть при работе с контрагентами (письмо от 28.08.2026 № 10н-0273/26).

Какие перевозочные документы стали электронными

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат предусмотрен для следующих документов:

• транспортных накладных, подтверждающих заключение договора перевозки груза;
• заказов и заявок на перевозку;
• кспедиторских документов — поручения экспедитору, экспедиторской расписки и складской расписки;
• транспортных железнодорожных накладных;
• грузовых накладных при воздушных перевозках.

Бумажное оформление допускается в исключительных случаях, определяемых Минтрансом. Переход на электронный формат предусмотрен Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Что должен заполнить грузополучатель

Участниками электронного документооборота выступают грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели. Поэтому необходимость работать с электронными перевозочными документами возникает не только у транспортных компаний, но и у организаций, которые пользуются услугами перевозчиков для доставки товаров.

[button text="Отправляете или получаете грузы? Поможем разобраться с оформлением ЭТрН"]

К примеру, компания принимает товары, доставленные по договору поставки. В этом случае она выступает грузополучателем и участвует в оформлении транспортной накладной.

Грузополучатель заполняет разделы 10 и 11 транспортной накладной. В разделе 10 «Выдача груза» в присутствии перевозчика или водителя необходимо отразить:

• фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку;
• состояние груза, тары, упаковки, маркировки и пломб;
• массу груза и количество грузовых мест.

При этом массу груза определяют тем же способом, который использовался при его сдаче перевозчику (пп. 70, 112 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, ч. 7 ст. 15 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Если грузополучатель отказывается принимать груз, об этом необходимо сообщить перевозчику. Соответствующую информацию можно внести в раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)».

Отдельно участникам грузоперевозок напомнили об особенностях проверки груза. Если он доставлен в исправном крытом транспортном средстве или контейнере с исправными пломбами грузоотправителя, массу, состояние груза и количество грузовых мест можно не проверять. Однако законом предусмотрены случаи, когда проверка при выдаче обязательна (ч. 8 – 10 ст. 15 Федерального закона № 259-ФЗ).

Сведения раздела 10 заверяются подписями грузополучателя либо его уполномоченного представителя и водителя, сдавшего груз. При этом указываются расшифровки подписей, а для представителя грузополучателя — также его должность.

Как оформлять накладную при отправке груза

Если компания сама предъявляет груз к перевозке, она выступает грузоотправителем. По общему правилу именно грузоотправитель составляет транспортную накладную, если договором перевозки не предусмотрено иное.

[button text="Возникли сложности с электронными перевозочными документами? Поможем решить возникшие вопросы"]

Электронную транспортную накладную можно создать в собственной учетной системе либо непосредственно в информационной системе оператора электронных перевозочных документов. Грузоотправитель вносит сведения о предстоящей перевозке, подписывает документ электронной подписью и передает оператору. Далее документ поступает перевозчику и грузополучателю.

Как отмечает Роскадастр, грузоотправитель заполняет разделы 1 – 5, 8, 11 и 12 транспортной накладной. Дополнительно он может заполнить раздел 6.

В верхней части накладной указывают дату и номер документа, номер его экземпляра, а также дату и номер заказа или заявки на перевозку.

В разделе 1 «Грузоотправитель» приводят сведения об отправителе груза. Для организации это полное наименование, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона. Для физического лица — фамилия, имя, отчество при наличии, ИНН и номер телефона (п. 101 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Что необходимо для перехода на электронный документооборот

Для организации работы с электронными перевозочными документами необходимо:

• получить сертификаты квалифицированной электронной подписи для работников и оформить машиночитаемые доверенности;
• подключиться к аккредитованному оператору информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД);
• настроить роли пользователей, предоставить работникам доступ к сервису и назначить администратора.

Оператор ИС ЭПД обеспечивает обмен документами между участниками перевозки и передачу сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Кроме технической подготовки, в письме рекомендовано проверить действующие договоры с контрагентами. Если их условия необходимо привести в соответствие с новым порядком работы, следует подготовить дополнительные соглашения. При этом «Роскадастр» уточняет, что корректировать договор не требуется, если его действующие положения уже допускают электронный документооборот.

Что учитывать при переходе на новые правила

В письме отдельно рассмотрены перевозки, начатые до вступления новых требований в силу. Если перевозка началась до 1 сентября 2026 года и была оформлена бумажными документами, ее следует завершить по прежним правилам. Для перевозок, начатых после этой даты, применяется требование об электронном оформлении с учетом предусмотренных законодательством исключений.

Также участников грузоперевозок предупредили об административной ответственности и приводит штрафы от 25 000 до 50 000 руб. для должностных лиц и ИП и от 100 000 до 300 000 руб. для организаций, которая предусмотрена ст. 11.14.3 КоАП.

Напомним, что ранее Минтранс дал ответы на практические вопросы бизнеса о переходе на ЭПД: какие документы должны быть электронными, когда требуется ЭТрН, можно ли сохранить бумажный путевой лист, как исправлять документы и какими подписями их подписывать.