Сколько нужно хранить документы при переносе убытков

По общему правилу налогоплательщики обязаны в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Но из этого правила есть исключения.

Специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, установлен главой 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса.

Так, в соответствии с пунктом 4 статьи 283 Налогового кодекса при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Компания, у которой возникли убытки, вправе уменьшить налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода на всю сумму полученного убытка или на часть этой суммы (перенести убыток на будущее).

При этом она вправе перенести на текущий отчетный (налоговый) период сумму убытков, полученных в предыдущих налоговых периодах, с учетом ограничения, установленного пунктом 2.1 статьи 283 Налогового кодекса.

Пунктом 2.1 статьи 283 Налогового кодекса установлено, что в отчетные (налоговые) периоды с 1 января 2017 года по 31 декабря 2026 года налоговая база по налогу за текущий отчетный (налоговый) период не может быть уменьшена на сумму убытков, полученных в предыдущих налоговых периодах, более чем на 50 %.

Следовательно, компания обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, пока она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, вне зависимости от проведенных за периоды получения убытков выездных налоговых проверок.

Такая обязанность возникает у нее только в том случае, если компания воспользовалась правом,  предусмотренным статьей 283 Налогового кодекса.

Об этом напомнил Минфин в письме от 25.03.2024 № 03-03-06/2/26403.

При этом Налоговым кодексом не установлена форма хранения документов. Документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов (письмо Минфина от 05.12.2022 № 03-03-10/118589).

В случае отсутствия первичных учетных документов, подтверждающих размер понесенного организацией убытка и период его возникновения, налоговые регистры, налоговые декларации и передаточные акты юрлица не могут быть признаны достаточными доказательствами несения подобных затрат, влекущих формирование убытка в заявленном налогоплательщиком размере (постановление Президиума ВАС от 24.07.2012 № 3546/12).

При отсутствии документального подтверждения убытка соответствующими документами, включая первичные учетные документы, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу на суммы ранее полученного убытка, налогоплательщик несет риск неблагоприятных налоговых последствий.