Учет на УСН компенсации сотрудникам за разъездной характер работы

Сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, трудящимся в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы.

Согласно статье 168.1 Трудового кодекса в состав таких затрат включатся:

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения этих расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Подобные расходы учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса при наличии первичных учетных документов, подтверждающих расходы работника и их компенсацию работодателем.

Такой вывод основан на том, что Трудовой кодекс выделяет 2вида компенсационных выплат.

Исходя из статьи 164 Трудового кодекса под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда и производятся работнику в качестве компенсации его затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Второй вид компенсационных выплат определен статьей 129 Трудового кодекса. На основании этой статьи заработная плата работников состоит из двух основных частей: непосредственно вознаграждения за труд и выплат компенсационного и стимулирующего характера. При этом компенсации в смысле статьи 129 Трудового кодекса являются элементами оплаты труда и не призваны возместить физическим лицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей.

При этом, определяющее значение для целей налогообложения имеет характер соответствующей выплаты, позволяющий отнести ее к числу компенсаций, предусмотренных статьей 164 Трудового кодекса,  а не наименование (надбавка, увеличение оклада, льгота и т.п.).

Возмещение работникам расходов в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

При определении объекта налогообложения на УСН налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы, поименованные в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.

Однако, расходы в виде возмещения работнику затрат, связанных с разъездным характером работы, напрямую в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса не поименованы.

Глава 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса, приведенные нормы которой также используются УСН-щиками, тоже не содержит специальных положений в отношении учета в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с возмещением работнику расходов при выполнении им работы разъездного характера.

В связи с этим Минфин отмечает, что поскольку расходы в виде компенсации работникам затрат, связанных с выполнением ими своих трудовых обязанностей, не поименованы в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса, указанные расходы не учитываются в составе расходов в связи с применением УСН (письмо Минфина от 29.08.2023 № 03-11-11/82194).