Можно ли подтвердить расходы на УСН сканами первичных документов

Минфин в очередной раз изменил свою точку зрения об использовании скан-образов первичных документов для подтверждения расходов. Теперь чиновники поясняют, что ее можно использовать в исключительных случаях. Но при условии дальнейшего получения от контрагента первичного учетного документа в бумажном или в электронном виде, оформленного в соответствии с законодательством (письмо Минфина от 14.06.2024 № 03-11-11/55025).

Расходы на УСН принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса (п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса).

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса в целях налогообложения прибыли расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно пункту 49 статьи 270 Налогового кодекса, в целях налогообложения прибыли не учитываются.

Статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон №  402-ФЗ) определено, что каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичным учетным документом.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

При этом перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа, к которым относятся:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• подписи вышеуказанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Для целей налогового учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью.

В связи с этим, для целей налогового учета первичный учетный документ в виде бумажного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства.

При этом, как указал Минфин, приведенные нормы не препятствуют использованию при регистрации в учете факта хозяйственной деятельности в исключительных случаях скан-образов первичных документов.

Отметим, что представители ведомства несколько раз меняли свою точку зрения по данному вопросу.

В 2020 году Минфин также разрешал использовать в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета (письмо Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451).

В 2021 году чиновники высказались против использования скан-копий, отметив, что Законом №  402-ФЗ не предусмотрено принятие к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов (письмо Минфина от 08.12.2021 № 03-03-07/99864).

Однако, уже в 2022 году представители ведомства вернулись к рассмотрению этого вопроса и допустили использование скан-образов первичных документов в исключительных случаях (письма Минфина от 07.12.2022 № 03-03-06/3/119813, от 21.11.2022 № 03-03-06/1/113388).