Разрешат ли применять бумажные акты и накладные с 2026 года

С 1 января 2026 года налогоплательщики не смогут обмениваться через операторов ЭДО электронными документами, составленными по форматам (товарная накладная и акт выполненных работ), в связи с вступлением в силу приказа ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.

В соответствии с этим документом с 1 января 2026 года утрачивают силу форматы:

• товарной накладной (ТОРГ-12), утвержденной приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@;
• акта выполненных работ (оказанных услуг), утвержденного приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ (включая последующие изменения и дополнения).

С указанной даты единственным обязательным форматом для электронного подтверждения фактов отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг становится УПД) формат которого утвержден Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (с изменениями и дополнениями).

УПД совмещает в себе функции счета-фактуры и первичного учетного документа.

Создавать акты и накладные в электронной форме надо будет с использованием формата универсального передаточного документа (УПД) 5.03, который является многофункциональным и объединяет первичный учетный документ и счет-фактуру.

При этом можно использовать УПД как для одновременного формирования товарной накладной и акта оказанных услуг, выполненных работ, вместе со счетом-фактурой, так и раздельно.

ФНС отметила, что изменения коснутся только тех, кто сейчас принимает и отправляет товарные накладные и акты выполненных работ по форматам из приказов ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552.

Вступление в силу новых правил не означает, что после 1 января 2026 года утратится возможность создавать первичные учетные документы в виде неформализованных электронных документов, а также на бумаге.

Бумажные формы товарной накладной и акта оказанных услуг отмена приказов не касается.

Если в настоящее время компании и ИП обмениваются бумажными актами и электронными счетами-фактурами, то можно работать так же и в 2026 году.

В то же время напомним, что, если ФНС истребует у налогоплательщика документы, которые составляются им в электронной форме по установленным ФНС форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронной форме по ТКС в неизменном виде.

Если документы в электронной форме составлены не по установленным ФНС форматам, в случае их истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048).

Об этом налоговики сообщали в письме от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@.

Также копии могут быть представлены в ФНС в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью.

Указанные копии могут быть направлены в электронной форме в виде скан-образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов).

Представление таких документов осуществляется с учетом требований приказа ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, согласно которым расширение файла скан-образов документов может быть: tif; jpg; pdf; png.