НДФЛ при смене статуса резидента бывшего сотрудника

От того, имеет ли сотрудник компании статус налогового резидента или нерезидента РФ зависят ставки НДФЛ, по которым работодатель рассчитывает налог с его зарплаты или дивидендов.

Налоговые резиденты – физлица, которые фактически находятся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12-ти следующих подряд месяцев.

При определении налогового статуса лица учитывается 12-месячный период, предшествующий дате получения им дохода физическим лицом. При этом такой период может приходиться на разные налоговые периоды – начаться в одном году и закончиться в другом. Важно, чтобы 12 месяцев последовательно шли друг за другом.

183 дня нахождения в РФ, по достижении которых физлицо признается налоговым резидентом РФ, исчисляются путем суммирования всех календарных дней, в которых это лицо находилось в стране в течение 12-ти следующих подряд месяцев.

Налоговый статус физического лица определяется на каждую дату получения им дохода исходя из фактического времени его нахождения в РФ.

Окончательный налоговый статус налогоплательщика, определяющий налогообложение его доходов, полученных за налоговый период, определяется по его итогам.

Если по итогам налогового периода число дней пребывания физлица в РФ в данном налоговом периоде не превысит 183 дня, такое лицо не будет признаваться налоговым резидентом. Суммы НДФЛ, удержанного с его доходов, полученных в данном налоговом периоде, подлежат перерасчету.

Когда сотрудник-нерезидент стал резидентом, НДФЛ нужно пересчитать по ставке 13%. При этом у лица возникают права на использование вычетов по НДФЛ.

Начиная с месяца, в котором число дней пребывания работника в РФ в текущем налоговом периоде превысило 183 дня, суммы налога, удержанные налоговым агентом с его доходов до получения им статуса налогового резидента по ставке 30 %, подлежат зачету при определении налоговой базы нарастающим итогом по суммам доходов работника, включая доходы, с которых налог удерживался по ставке 30 % (письмо Минфина от 27.02.2018 № 03-04-06/12086).

Если суммы НДФЛ, удержанные с доходов сотрудника по ставке 30 %, по итогам налогового периода были зачтены не полностью и после проведения указанного зачета остались незачтенные суммы, то за их возвращением работнику потребуется обратиться в налоговую инспекцию.

В случае, если резидент утратил этот статус, НДФЛ пересчитывается по ставке 30%. Налог пересчитывается по доходам, полученным физлицом с начала года.

30-ти процентная ставка НДФЛ устанавливается в отношении всех доходов, получаемых лицами, не являющимися налоговыми резидентами. Исключение – доходы в виде дивидендов. В отношении них ставка НДФЛ составляет 15 % (п. 3 ст. 224 Налогового кодекса).

Однако, если к концу года сотрудник – нерезидент уволился, работодателю не нужно пересчитывать ему НДФЛ.

Минфин в письме от 12.12.2022 г. № 03-04-05/121297 отметил, что если после даты увольнения компания не перечисляет никаких выплат бывшему сотруднику, то перерасчет сумм НДФЛ, удержанных по ставке в размере 13 % налоговым агентом не производится.

В то же время это не означает прекращение обязанности по уплате НДФЛ. Физлицо в таком случае обязано самостоятельно исчислить сумму налога, подлежащую уплате в соответствующий бюджет, а также должно представить в ИФНС по месту своего учета налоговую декларацию.