НДФЛ и взносы с суточных водителям во время служебных поездок

Если постоянная работа сотрудников связана со служебными поездками – осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает им связанные с этим расходы, в том числе, суточные.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Гарантии сотрудникам, чья постоянная работа связана со служебными поездками, установлены статьей 168.1 Трудового кодекса.

Возмещение этих расходов приводит к необходимости уплаты НДФЛ и взносов. На это указала ФНС от 07.02.2024 г. № БС-4-11/1289@.

Однако, по таким выплатам Налоговым кодексом установлен необлагаемый лимит.

Так, согласно абзацу 15 пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса при выплате работодателями сумм суточных или полевого довольствия работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, и работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, а также надбавки за вахтовый метод работы взамен суточных лицам, выполняющим работы вахтовым методом, за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты и за фактические дни нахождения в пути от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно от НДФЛ освобождаются суммы в размере:

• не более 700 рублей за каждый день выполнения указанной работы (нахождения в пути) на территории Российской Федерации;
• и не более 2 500 рублей за каждый день выполнения указанной работы (нахождения в пути) за пределами Российской Федерации.

Таким образом, суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса работникам организации, работа которых имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, в размерах свыше 700 рублей за каждый день выполнения указанной работы на территории Российской Федерации и 2 500 рублей за каждый день выполнения указанной работы за пределами Российской Федерации, облагаются НДФЛ.

Получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

В этой связи дата фактического получения дохода в виде сумм суточных, превышающих необлагаемые НДФЛ лимиты, определяется как день выплаты (перечисления на счета) работников организации, работа которых имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками.

При этом работодатели обязаны удерживать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

В соответствии с пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса с 1 января 2024 года налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ:

• за период с 1-го по 22-е число текущего месяца не позднее 28-го числа текущего месяца;
• за период с 23-го числа по последнее число текущего месяца - не позднее 5-го числа следующего месяца;
• за период с 23 по 31 декабря - не позднее последнего рабочего дня текущего года.

В целях уплаты страховых взносов также установлены необлагаемые лимиты.

Нормы суточных, не облагаемые взносами, применяются в таких же размерах, что и для уплаты НДФЛ – 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей для загранкомандировок.

С сумм превышения надо начислить страховые взносы.

В целях исчисления страховых взносов статьей 424 Налогового кодекса определена дата осуществления выплат и иных вознаграждений как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника (физического лица, в пользу которого осуществляются выплаты и иные вознаграждения) - для выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов - работодателями.

Согласно статье 431 Налогового кодекса в течение расчетного периода по итогам каждого календарного месяца плательщики производят исчисление и уплату страховых взносов исходя из базы для исчисления страховых взносов с начала расчетного периода до окончания соответствующего календарного месяца и тарифов страховых взносов за вычетом сумм страховых взносов, исчисленных с начала расчетного периода по предшествующий календарный месяц включительно.

Сумма страховых взносов, исчисленная для уплаты за календарный месяц, подлежит уплате в срок не позднее 28-го числа следующего календарного месяца.