НДФЛ и взносы с компенсации аренды автомобиля в командировке

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы на проезд, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, содержится в статье 217 Налогового кодекса.

Пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса установлено, что при оплате работодателем расходов, связанных со служебной командировкой, не облагаются НДФЛ, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные:

• целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов;
• комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок;
• расходы на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по оплате услуг связи;
• расходы по получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта;
• расходы по получению виз;
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Аналогичные положения предусмотрены для уплаты страховых взносов

Пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса установлено, что при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не облагаются взносами суточные и выплаты работникам в виде безотчетных сумм, предусмотренные пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, на получение виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Исходя из этого Минфин отмечает, что НДФЛ и взносами не облагаются только расходы по аренде транспорта, который используется для поездки из аэропорта, вокзала до места назначения и обратно.

Расходы организации по аренде автотранспортного средства в период нахождения работника в служебной командировке облагаются НДФЛ и страховыми взносами в установленном порядке. На это обратил внимание Минфин в письме от 27.04.2024 № 03-04-06/40114.

Отметим, что чиновники скорректировали свои выводы относительно налогообложения НДФЛ сумм возмещения расходов по аренде автомобиля для иных поездок по городу в период командировки.

Ранее Минфин соглашался с тем, что суммы оплаты организацией проезда работников на такси при направлении их в командировку, а также возмещение организацией стоимости использования такси для различных поездок работников во время нахождения в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей. Поэтому, они освобождаются от обложения НДФЛ (письмо Минфина от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180).