Какая электронная подпись нужна для расчета 6 НДФЛ

До 2024 года в требованиях к представлению расчета 6-НДФЛ было указано о необходимости его сдавать по установленному формату с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Однако, новые порядки заполнения 6-НДФЛ такого требования не содержат. В то же время установлено, что отсутствие УКЭП в налоговой декларации (расчете) является основанием для отказа в его приеме (пп. 6 п. 19 Регламента, утвержденного приказом ФНС от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@).

В письме от 11.06.2024 № БС-2-11/8717@ ФНС пояснила, с какой ЭП все-таки нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и налоговый расчет сумм доходов, выплаченных иностранным организациям.

Так, прием налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме осуществляется, если заявитель взаимодействует с налоговой инспекцией в электронной форме по ТКС и зарегистрирован в качестве участника ЭДО с использованием технических средств автоматического создания (проверки) УКЭП в налоговом органе, а также если заявитель передал в электронной форме через ЛК налогоплательщика или через портал Госуслуг налоговую декларацию (расчет), подписанную усиленной неквалифицированной (квалифицированной) электронной подписью (п. 160 Административного регламента, утвержденного приказом ФНС от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@).

Исходя из этого налоговики отметили, что если расчет по форме 6-НДФЛ или налоговый расчет сумм доходов, выплаченных иностранным организациям, и сумм удержанных налогов направляются в электронной форме по ТКС, нужно использовать только квалифицированную электронную подпись.

Электронную 6-НДФЛ надо сдавать не всегда. К примеру, если численность сотрудников компании не более 10 человек, она может сдавать этот расчет на бумаге.