Как заполнить и подать уведомление о НДФЛ в 2023 году

С 2023 года изменен порядок уплаты НДФЛ.

Теперь работодатель обязан исчислять и удерживать налог с каждой выплаты сотрудникам, в том числе с аванса. Новое правило работает даже в тех случаях, когда компания выплачивает зарплату работникам каждый день или каждую неделю.

По новому порядку НДФЛ уплачивается одним платежом, в единый срок.

Расчетный период берется с 23 числа текущего месяца по 22 число следующего месяца, а уплата налога производится в единый срок независимо от характера выплат сотрудникам – 28 число. Если отчетная дата выпадает на выходной день, она переносится на следующий рабочий день.

Например, за период с 23 марта по 22 апреля 2023 года уплатить налог требуется 28 марта, а за период 23 апреля по 22 мая – 29 мая.

Положение о запрете налоговым агентам уплачивать НДФЛ из собственных средств больше не действует. Перечислять налог можно до удержания налога, досрочно.

Уплата НДФЛ производится в составе ЕНП, который перечисляется на Единый налоговый счет.

Суммы, которые будут списаны налоговым органом с ЕНС, указываются в уведомлении об исчисленных налогах.

Уведомление – это документ, который нужен налоговикам в случае, когда установленный срок подачи декларации позднее уплаты налога.

Срок подачи уведомления также единый – до 25 числа месяца, следующего за отчетным.

Тем самым уведомления об исчисленном НДФЛ в 2023 году, например, за период с 23 февраля по 22 марта нужно направить до 27 марта (в связи с тем, что 25 марта – выходной день), а с 23 апреля по 22 мая – до 25 апреля.

В уведомлении налогоплательщик указывает КБК и суммы налога, которые подлежат к уплате в единые установленные сроки. При этом направляется только одно уведомление по одному сроку уплаты.

Так, если НДФЛ исчислен и удержан в разные дни расчетного периода, то в уведомлении нужно указывать общую сумму налога за весь расчетный период.

Например, если выплаты были произведены 28 февраля (удержан НДФЛ в сумме 10 тыс. рублей) и 15 марта (удержанный НДФЛ - 5 тыс. рублей), то в уведомлении по сроку 27 марта указывается сумма 15 000 рублей. На это обращают внимание в ФНС.

Если в течение расчетного периода (например, с 23 февраля по 22 марта) представлялось несколько уведомлений, то представленное последним (не позднее срока), считается актуальным и заменяет предыдущее.

Вместо представления уведомления в 2023 году можно уплатить авансовые платежи, правильно заполнив платежные документы, в том числе, реквизиты, «статус», «КБК», «ОКТМО», «отчетный период».

В то же время представители ФНС предостерегают от ошибок, которые возможны в таком случае. В налоговом ведомстве обратили внимание на ошибки, допущенные при уплате НДФЛ.

Ошибкой является уплата НДФЛ за отчетный период не одним платежом, а множеством платежных документов – каждый раз, когда сотрудник получал зарплату.

Такая ошибка привела к следующим результатам:

• неправильно сформировалась сумма к уплате по НДФЛ за периоды: с 1 января по 22 января и с 23 января по 22 февраля, – по последнему платежу за каждый период;
• суммы, уплаченные по НДФЛ, остались на ЕНС и не распределились в региональный и местные бюджеты.

Таким компаниям, которые уплатили НДФЛ в одном отчетном периоде несколькими платежами, и не представляли уведомления, требуется представить в ИФНС по месту учета уведомление с кодами отчетных периодов «21/01» и «21/02» по НДФЛ с указанием общей суммы НДФЛ, которую надо уплатить за периоды «с 1 января по 22 января» и «с 23 января по 22 февраля» соответственно.

Последствием совершения такой ошибки стало то, что налогоплательщики утратили право не представлять уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов.