Какие электронные подписи нужны в электронном кадровом документообороте

В конце 2021 года в Трудовом кодексе появились положения об электронном кадровом документообороте. Соответствующие изменения в него внес Федеральный закон от 22.11.2021 №  377-ФЗ.

Под электронным кадровым документооборотом понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 Трудового кодекса).

Организовать электронный кадровый документооборот можно с использованием:

• цифровой платформы «Работа в России»;
• собственной информационной системы организации.

При использовании электронного кадрового документооборота работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

При этом некоторые документы в рамках ЭКД работники могут подписывать простой электронной подписью, а некоторые должен подписать только усиленной квалифицированной электронной подписью. На это обратили внимание эксперты Роструда на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Так, в рамках электронного кадрового документооборота особые требования предъявляются при подписании:

• трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы, а также внесения в них изменений;
• согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыва заявления об увольнении, а также ознакомления с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.
• В этих случаях при подписании документов в рамках электронного кадрового документооборота работнику потребуется только:
• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Требования к подписи иных электронных документов проще. В таком случае работник может использовать простую электронную подпись работника в информационной системе работодателя. Ее можно применять, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.