Как направить сотрудника в командировку с сентября 2025 года

С 1 сентября 2025 года действует новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение), утвержденное постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501. Оно практически не отличается от ранее действующих правил направления сотрудников в командировки, утвержденных постановлением Правительства от 13.10.2008 г. № 749.

Особенности нового Положения о командировках

Новое Положение урегулировало:

• основания направления сотрудников в командировки;
• порядок определения даты начала и окончания служебной поездки;
• состав документов, подтверждающих фактический срок пребывания в командировке;
• перечень расходов, которые компенсируются командированному сотруднику;
• порядок отчетности после возвращения из командировки.

В Положении, действующем с 1 сентября 2025 года, по-новому определяются:

• проездные документы, представляемые сотрудником работодателю, в том числе, подтверждающих использование личного транспорта в командировке. Это — путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта. По сравнению с ранее действовавшим перечнем в новый список документов включили билеты; 
• порядок возмещения командировочных расходов. 

Теперь их можно возмещать не только с разрешения руководителя, но и с его ведома. В этом случае формулировку привели в соответствие со статьей 168 Трудового кодекса.

Оформление документов для направления работника в командировку 

Командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 Трудового кодекса).

Для признания поездки работника вне места его работы командировкой необходимо наличие одновременно следующих условий:

• поездка осуществляется по распоряжению работодателя;
• работник работает вне места нахождения работодателя;
• работник выполняет служебное поручение работодателя;
• определен срок поездки.

Срок служебной командировки — это период, длящийся со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее - последующие сутки.

Документы, которые оформляются командированному сотруднику, подразделяются на:

• обязательные;
• необязательные.

К числу обязательных документов относятся:

• приказ о направлении в командировку. Направление работника в служебную командировку осуществляется на основании приказа (распоряжения) работодателя;
• проездные документы. Факт нахождения в командировке определяется на основании проездных документов;
• документы, подтверждающие затраты. Расходы на проживание и иные расходы, которые могут возмещаться с согласия и ведома работодателя, нужно подтверждать документами, на основании которых можно будет определить факт несения расходов, основания, их целевой характер и размер.

К необязательным документам относятся:

• служебное задание;
• отчет о выполнении служебного задания;
• командировочное удостоверение.

В настоящее время служебное задание и командировочное удостоверение не являются документами, подтверждающими направление работника в командировку. Поскольку постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595 нормы в ранее действующем Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749), предусматривающие оформление этих документов, были признаны утратившими силу.

Следовательно, для направления работников в командировку необходим только приказ (распоряжение) работодателя.

Однако, работодателям не запрещено принять решение об оформлении этих документов. В таком случае решение об оформлении подобных документов должно быть зафиксировано в соответствующих ЛНА работодателя. К примеру, в Положении о командировках. Положения внутренних ЛНА компании становятся обязательными для применения (ч. 2 ст. 5, абз. 4 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 Трудового кодекса).

Какие расходы компенсирует работодатель командированному сотруднику

Работодатель компенсирует командированному сотруднику следующие расходы:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы.

К расходам на проезд относятся расходы на оплату передвижения:

• к месту командировки (как на территории РФ, так и на территории иностранных государств) и обратно;
• из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

Указанные расходы включают:

• оплату проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты;
• оплату услуг по оформлению проездных документов;
• оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на наем жилого помещения:

• на территории РФ, за исключением случаев, когда работнику предоставляется бесплатное помещение для проживания, например, при госпитализации в стационар медицинского учреждения;
• на территории иностранных государств.

К иным относятся расходы:

• на оплату услуг связи;
• на получение визы и других выездных документов;
• на оформление заграничного паспорта;
• на оплату обязательных консульских и аэродромных сборов;
• на оформление обязательной медицинской страховки.

По общему правилу, установленному в пункте 9 Положения, расходы по проезду, по найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, возмещаемые сотрудникам, должны осуществляться с разрешения или ведома руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или ЛНА работодателя.

Какие документы нужны для возмещения расходов командированного сотрудника

По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя) (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 30.04.2025 № Ф07-4270/2025).

Датой признания расходов на командировки согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса является дата утверждения авансового отчета.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные в командировке расходы. Тем самым налогоплательщики не ограничены в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (письмо Минфина от 20.11.2023 № 03-03-06/1/110686).

По общему правилу документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д., а также приказ о направлении в командировку, подписанный руководителем организации (письма Минфина от 09.09.2019 № 03-03-07/69371, от 28.02.2019 № 03-03-05/12957).

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. 

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования.

Документами, подтверждающими расходы командированного сотрудника на проезд, могут быть:

1. в случае перелета к месту командировки — авиабилет.

Если авиабилет оформлен в электронной форме в качестве подтверждающих расходы документов используются:

• маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета, распечатка электронного документа на бумажном носителе;
• посадочный талон с реквизитами, подтверждающими факт потребления работником услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о прохождении досмотра в аэропорту (письмо Минфина от 20.01.2022 № 03-03-07/3198).

Если распечатанная маршрутная квитанция электронного билета и электронный посадочный талон имеют статус «использован», такие документы, оформленные в соответствии с законодательством, могут являться оправдательными документами для подтверждения потребления услуги воздушной перевозки (письмо Минфина от 27.09.2024 N 03-03-07/93538);

2. в случае проезда на поезде — сформированный автоматизированной системой управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте контрольный купон электронного проездного документа (билета), в котором указана стоимость проезда (письмо Минфина от 14.03.2023 № 03-03-07/21149);

3. в случае проезда на личном транспорте — соглашение на использование личного автомобиля или договор аренды автомобиля сотрудника, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Если сотрудник организации направлен в служебную командировку на личном автомобиле, за использование которого ему выплачивается компенсация, то данную компенсацию для целей налога на прибыль можно учесть в пределах норм согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Нормы расходов организации на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.

При этом, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (письмо Минфина от 17.01.2025 № 03-03-07/3188).

Организацией также могут быть учтены расходы сотрудника в командировке на проезд в такси. Они учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией, при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (письмо Минфина от 10.11.2022 № 03-03-06/3/109215).

Расходы на проживание командированного сотрудника подтверждаются:

• в гостинице — кассовым чеком или бланком строгой отчетности (ст. 1.1, п. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», п. 26 Правил предоставления гостиничных услуг, утв. постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1853);
• в арендованной квартире — документами, косвенно подтверждающими пребывание в ней работника, например договором аренды квартиры, квитанцией об уплате арендных платежей (письмо Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803).

При аренде жилья у самозанятого понадобится также чек и акт об оказании услуг (письмо Минфина от 04.04.2025 № 03-11-06/33357).

Помимо расходов на проезд и проживание работодатель выплачивает командированному сотруднику суточные.

Суточные - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в ЛНА, например в положении о направлении в командировки (ст. 168 Трудового кодекса).

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Представления каких-либо документов, подтверждающих фактически понесенные работником затраты, для признания расходов в виде суточных не требуется (письмо Минфина от 11.12.2015 №  03-03-06/2/72711).

Связана ли возможность признания расходов на командировки с выполнением служебного задания

Если цели и задачи командировки связаны с деятельностью организации, направленной на получение дохода, то расходы на эту командировку следует считать обоснованными. При этом достижение каких-то реальных результатов, равно как и количество командировок, не является критерием, свидетельствующим об оправданности (либо неоправданности) затрат.

Достижение каких-либо конкретных результатов не является обязательным условием признания командировочных расходов в целях налогообложения прибыли.

Наличие у организации оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (предварительные договоры, протоколы о намерениях), не предусмотрено законодательством РФ.

Следовательно, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов (при наличии надлежащим образом оформленных командировочного удостоверения, приказа, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении, авансового отчета с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы) не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов.

Данная позиция изложена в письме УФНС по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2 и согласуется с арбитражной практикой (постановления Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.06.2023 № 11АП-8673/2023, ФАС Уральского округа от 15.04.2008 № Ф09-2237/08-С2 и от 06.03.2008 № Ф09-184/08-С3, Поволжского округа от 21.11.2011 № А55-129/2011, Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010. Московского округа от 07.09.2011 № А40-136255/10-129-436 и от 04.08.2010 № КА-А41/8345-10, Центрального округа от 23.10.2013 № А54-5835/2012, ФАС Северо-Западного округа от 25.09.2007 № А56-52300/2006 и от 26.12.2005 № А44-2051/2005-9 и др.).

Сумма произведенных расходов должна быть документально подтверждена и экономически обоснована.

Документальным подтверждением фактического срока пребывания в месте командирования являются оправдательные, прежде всего, проездные документы (в том числе соответствующие билеты), из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения.

Экономическую обоснованность расходов на командировки налоговики нередко ставят под сомнение.

Как следует из определения Конституционного суда от 04.06.2007 г. № 366-О-П содержащееся в статье 252 Налогового кодекса понятие «экономически оправданные расходы» является оценочным понятием.

Критерием оценки является связь тех или иных расходов с намерением получить доход независимо от того, будет ли получен доход в действительности.

При этом налогоплательщик самостоятельно определяет, являются ли для него определенные расходы экономически оправданными. Обязанность доказать отсутствие связи между расходами и намерением получить доход лежит на налоговом органе.

К примеру, компания вправе направить в командировку сотрудников для подготовки нового проекта, который напрямую не связан с основным видом деятельности.

Однако, суды отмечают, что несоответствие проекта основному виду деятельности общества значения не имеет, поскольку субъекты гражданских прав не ограничены в праве выбирать ту или иную деятельность. Отсутствие документов, подтверждающих темы выставок, посещение работниками соответствующих фирм, ведение переговоров не опровергает презумпции экономической обоснованности расходов (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2011 по делу № А40-136255/10-129-436).

При этом отсутствие оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке, не имеет значения для признания правомерности отнесения указанных затрат на командировочные расходы.

Экономическая обоснованность произведенных обществом расходов может определяться целью командировки, направленностью таких расходов на получение дохода, а не результатом командировки или фактическим получением доходов организации от командировки ее работника в конкретном временном периоде. Отсутствие конкретного результата в виде заключения договоров или иных подписанных в результате согласования документов не изменяет характера таких расходов, связанных с обычной хозяйственной деятельности организации (постановлением Арбитражного суда Поволжского округа от 18.06.2024 № Ф06-12519/2021).

Авансовый отчет по командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Расходы на командировки признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса).