Какие сведения о грузе указывать в электронных перевозочных документах

ФНС дала рекомендации о том, как заполнять электронные документы, если перевозка груза подлежит учету в государственных информационных системах. В письме от 22.09.2026 № ЕА-36-26/8426@ ведомство определило порядок указания нескольких систем учета, и конкретные идентификаторы для ЕГАИС, ГИС МТ, ВетИС, других систем и ФГИС «Аргус-Фито».

Когда нужно указывать сведения о государственной системе

Рекомендации ФНС относятся к перевозкам, в составе которых есть товар, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе. Сведения указывают по соответствующей системе, а если их несколько — по каждой из них.

[button text="Настраиваете электронный документооборот? Проверим состав сведений о подконтрольном грузе"]

Грузоотправитель обязан представить предусмотренные законодательством сопроводительные документы либо указать в транспортной накладной их регистрационные номера, если документы или сведения о них содержатся в ГИС.

В форматах электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказ-наряда, электронной грузовой накладной, экспедиторских документов и транспортной железнодорожной накладной предусмотрен элемент «УчГосСист» — отметка о перевозке товара, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе.

При заполнении электронных перевозочных документов по каждой государственной информационной системе указывают ее код или наименование и идентификатор учетной единицы. Если учетных единиц несколько, указывают соответствующие идентификаторы.

Идентификатор учетной единицы — это номер или код, который позволяет определить конкретный объект учета в государственной системе. В зависимости от системы это может быть документ, заявка, товар или упаковка.

К примеру:

• в ЕГАИС — идентификационный номер заявки;
• в ВетИС — номер ветеринарного сопроводительного документа или его уникальный код;
• в ГИС МТ — код идентификации товара, групповой или транспортной упаковки.

Код системы показывает, где ведется учет, а идентификатор — какая именно учетная единица имеется в виду.

Следовательно, одного кода государственной системы недостаточно: необходимо также указать предусмотренный для нее идентификатор. Для ФГИС «Аргус-Фито» цифрового кода в классификаторе нет, поэтому наименование записывают текстом. Такой же порядок предусмотрен для иных систем, не включенных в классификатор.

В ЕГАИС формат идентификационного номера заявки зависит от того, какие сведения она содержит. ФНС перечисляет:

• TTN-0000000000 — номер заявки о фиксации информации о поставке, включая возврат, или внутреннем перемещении продукции;
• PROIN-0000000000 — номер заявки о фиксации сведений о планируемом ввозе или перемещении продукции;
• WOF-0000000000 — номер заявки о фиксации информации об акте списания продукции с остатков на складе.

Нули в этих записях показывают формат: в документ вносят фактический номер заявки. Перечисленные номера относятся к разным видам сведений, поэтому произвольно заменять один другим нельзя. Для УПД приложение содержит уточнение «Идентификатор файла (ИдФайл)» — при заполнении важно ориентироваться именно на этот реквизит.

Во ФГИС «Зерно» номер партии и идентификатор СДИЗ относятся к разным строкам. Номер партии зерна и/или продуктов его переработки предусмотрен в строке «Учетная единица в государственной системе». В строке «Идентификационный номер учетной единицы» указывают уникальный идентификатор СДИЗ. Подменять его номером партии не следует.

Для ГИС МТ приложение предусматривает как индивидуальный код, так и коды групповой или транспортной упаковки. Условия выбора между ними в приложении не раскрыты, поэтому из письма нельзя сделать вывод, что во всех случаях требуется только индивидуальный код товара или что любой из перечисленных вариантов подходит для каждой перевозки.

Для электронной транспортной накладной и электронного путевого листа предусмотрены разные способы заполнения. В накладной коды нескольких систем перечисляют через запятую, а в путевом листе повторяют блоки с обозначением системы и идентификатором учетной единицы.

Как заполнить электронную транспортную накладную

В электронной транспортной накладной используют таблицу 5.10 «Дополнительные сведения о товаре, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе» — «СвГосСист».

[button text="Перевозите подконтрольные товары? Поможем проверить заполнение электронных документов"]

Если груз учитывается в нескольких системах, их коды перечисляют в элементе «Наименование государственной системы» — «НаимГосСист» через запятую. Пробелы и переносы строк до и после разделителя не допускаются.

Например, если перевозка груза подлежит учету в ГИС МТ и ФГИС ВетИС, запись выглядит так: 02,03. Если необходимой системы нет в классификаторе, ее наименование указывают текстом.

Для идентификаторов учетных единиц предусмотрен другой способ заполнения: каждый идентификатор указывают отдельным элементом «Идентификационный номер учетной единицы в государственной системе». Таким образом, правило перечисления через запятую относится к кодам систем. На идентификаторы учетных единиц его переносить не нужно.

Как заполнить электронный путевой лист

До внесения изменений в формат электронного путевого листа, утвержденный приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, налоговая служба рекомендует отражать сведения о таких грузах в следующем порядке.

В электронном путевом листе сведения отражают через таблицу 5.25 «Информационное поле» — «ИнфПолТип» и входящий в нее элемент «Текстовая информация» — «ТекстИнф», описанный в таблице 5.26.

Сначала в поле «Идентификатор файла информационного поля» — «ИдФайлИнфПол» указывают фиксированное значение: ed000000-0000-0000-0000-000000000000.

ФНС называет его обязательной отметкой о перевозке в составе груза товара, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе.

Это значение одинаково для всех систем. Оно не является шаблоном, заменять нули кодом ЕГАИС, ГИС МТ, ВетИС или другой системы не нужно. В отличие от приведенных в приложении форматов номеров заявок ЕГАИС, эту отметку вносят именно в указанном виде.

Затем заполняют блок «Текстовая информация» — «ТекстИнф»:

• в поле «Идентификатор» — «Идентиф» указывают код государственной системы, а если ее нет в классификаторе — наименование текстом;
• в поле «Значение» указывают идентификатор учетной единицы, например, идентификатор СДИЗ, регистрационный номер ЭСД или уникальный номер карантинного сертификата.

Если систем несколько, блок ТекстИнф повторяют. Такой же способ применяют, если система одна, но нужно отразить несколько идентификаторов учетных единиц.

Таким образом, в путевом листе используются 3 разных реквизита — фиксированная отметка обозначает наличие соответствующего товара в грузе, код или наименование определяет систему, а значение в блоке ТекстИнф содержит идентификатор учетной единицы. Эти сведения не заменяют друг друга.

Что проверить в документах компании

При проверке заполнения нужно сопоставить сведения о конкретной перевозке с реквизитами электронных документов:

• системы учета. Указаны все системы, в которых подлежит учету перевозка данного груза;
• вид идентификатора. Для каждой системы выбран предусмотренный приложением реквизит: например, идентификатор СДИЗ для ФГИС «Зерно», а не номер партии;
• несколько значений. В транспортной накладной соблюдено правило перечисления кодов через запятую и отдельного указания идентификаторов, в путевом листе использовано повторение блоков ТекстИнф;
• отметка в путевом листе. Значение ed000000-0000-0000-0000-000000000000 внесено без изменений в поле ИдФайлИнфПол;
• системы вне классификатора. Их наименования указаны текстом, без самостоятельно придуманных цифровых кодов.

Эти рекомендации ФНС можно использовать при проверке сформированных документов и постановке задачи специалистам, которые настраивают учетную программу или электронный документооборот.