Как правильно оформить сотрудничество с самозанятыми

Одна и та же работа может выполняться как по трудовому договору, так и по гражданско-правовому. Однако, в законодательстве установлен запрет на заключение договоров гражданско-правового характера, которые фактически регулируют трудовые отношения (ч. 2 ст. 15 Трудового кодекса).

Самозанятые не могут привлекаться на трудовые функции по договорам гражданско-правового характера. Заключение договоров с самозанятыми в целях подмены трудовых отношений несет риски для работодателя. В этом случае есть риск переквалификации таких отношений в трудовые.

Незаконная налоговая оптимизация может привести к рискам доначислений по страховым взносам и НДФЛ, если налоговым органом будут установлены признаки трудовых отношений во взаимодействии самозанятого с заказчиком, а также в случае выявления факта перевода сотрудника в статус самозанятого.

Согласно письму ФНС от 15.04.2022 N ЕА-4-15/4674@ при рассмотрении дел, по которым, установлены нарушения неуплаты НДФЛ и страховых взносов в случае переквалификации договоров гражданско-правового характера в трудовые, суды, поддерживая выводы налогового органа и признавая обоснованность переквалификации гражданских правоотношений в трудовые, как правило руководствуются следующими обстоятельствами, подтвержденными документально:

• закрепление в предмете договора трудовой функции (выполнение работником лично работ определенного рода, а не разового задания заказчика);
• отсутствие в договоре конкретного объема работ (значение для сторон имеет сам процесс труда, а не достигнутый результат);
• договором установлена ежемесячная в определенной сумме оплата труда;
• выполнение работы по трудовому договору предполагает включение работника в производственную деятельность компании;
• в течение календарного года размер вознаграждения не меняется. Формирование вознаграждения за фактически отработанные дни противоречит правилам вознаграждения по договорам гражданско-правового характера);
• трудовой договор предусматривает подчинение работника внутреннему трудовому распорядку, его составным элементом является выполнение в процессе труда распоряжений работодателя, за ненадлежащее выполнение которых работник может нести дисциплинарную ответственность;
• договоры носят не разовый, а систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года;
• договорами возложена материальная ответственность на фактического исполнителя работ;
• из условий договора следует, что обеспечен контроль со стороны работодателя;
• обеспечение работодателем работника условиями труда;
• условием заключения договоров, с привлекаемым к деятельности общества физическими лицами являлась их регистрация в качестве индивидуального предпринимателя, при этом при прекращении получения денежных средств от работодателя, индивидуальные предприниматели прекращали деятельность и снимались с учета;
• инфраструктурная зависимость — работы осуществляются материалами, инструментами, оборудованием и на территории общества;
• централизованное предоставление отчетности в налоговый орган по телекоммуникационным каналам в один период либо по доверенности сотрудниками общества.

К доказательствам наличия трудовых отношений между сторонами гражданско-правового договора, в частности, могут быть отнесены:

• письменные доказательства. Например, оформленный пропуск на территорию работодателя, журнал регистрации прихода-ухода сотрудников на работу);
• документы кадровой деятельности работодателя — графики работы (сменности), графики отпусков, документы о направлении работника в командировку, возложении на него обязанностей по обеспечению пожарной безопасности, договор о полной материальной ответственности работника;
• расчетные листы о начислении зарплаты, ведомости выдачи денежных средств, сведения о перечислении денежных средств на банковскую карту работника;
• документы хозяйственной деятельности работодателя — заполняемые или подписываемые работником товарные накладные, счета-фактуры, копии кассовых книг о полученной выручке, путевые листы, заявки на перевозку груза, акты о выполненных работах, журнал посетителей, переписка сторон спора, в том числе по электронной почте;
• документы по охране труда (журнал регистрации и проведения инструктажа на рабочем месте, удостоверения о проверке знания требований охраны труда, направление работника на медицинский осмотр, акт медицинского осмотра работника, карта специальной оценки условий труда), свидетельские показания, аудио- и видеозаписи и др.

Чтобы избежать неблагоприятных последствий при сотрудничестве с самозанятыми, ФНС рекомендует правильно организовать работу с ними.

Для этого нужно:

• проверить регистрацию исполнителя в статусе самозанятого. Информацию о постановке на учет физического лица в качестве плательщика НПД можно получить на официальном сайте ФНС в сервисе «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход (самозанятого)»;
• проверить, не был ли самозанятый штатным ранее сотрудником организации. Согласно части 8 пункта 2 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» (далее — Закон № 422-ФЗ) организациям и ИП запрещено сотрудничать со своими бывшими работниками, пока не пройдет 2 года с момента увольнения;
• привлекать самозанятых для выполнения отдельных работ. Работа с самозанятыми ведется более конкретно, заказчик ставит задачу, сроки и оплачивает результат. Компания не может обязать исполнителя делать то, что не предусмотрено договором ГПХ;
• составить правильный договор. Для сотрудничества с самозанятыми нужно заключить стандартный договор ГПХ. Предметом договора выступает конкретная задача с конечным результатом, после чего заказчик оплачивает работу;
• включить в договор обязанности самозанятого сообщать об утрате статуса и своевременно передавать чек после получения оплаты. Это позволит перенести ответственность за неожиданную утрату исполнителем статуса самозанятого;
• правильно оформлять платежи по договору;
• требовать чек от самозанятого. Чек — обязательный документ при работе в статусе самозанятого. Он подтверждает, что исполнитель получил оплату от заказчика за сделанную работу. В чеках указываются реквизиты, которые в полной мере позволяют идентифицировать оказанные услуги (ч. 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ). На основании этого документа компания может учесть вознаграждение в расходах и доказать, что деньги получены самозанятым, а акт выполненных работ может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя. Если в чеке указаны реквизиты акта выполненных работ, считается, что такой документ в полной мере позволяет идентифицировать услуги, то есть требования закона можно считать выполненными (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 02.04.2024 по делу № А31-6083/2022);
• контролировать состояние чеков. В мобильном приложении «Мой налог» есть функция аннулирования чеков. Некоторые исполнители злоупотребляют данной функцией и аннулируют чеки для уклонения от уплаты налогов. Компании могут проверять актуальный статус чека по ID;
• наладить удаленную работу (по возможности). Если самозанятые инфраструктурно зависимы от заказчика (пользуются чужими ПК, работают в офисе и т.д.), то у налогового органа возникнут вопросы.

Претензии к работодателям могут предъявить не только налоговые органы и Государственная инспекция труда, но и сами физические лица, которые могут быть заинтересованы в том, чтобы договор был признан трудовым. В этом случае с работодателя будут взысканы денежные средства в счет оплаты отпуска, возмещения морального вреда, а также в качестве страховых взносов для обеспечения пенсионных прав работника.