Новый порядок персучета сотрудников с 2023 года

Минтруд утвердил новую инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета в компаниях. Она начнет применяться со 2 июня 2023 года.

Инструкция утверждена приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н. Необходимость принятия этого документа связана с появлением Соцфонда, созданного с 2023 года на базе ПФР и ФСС.

Инструкция определяет порядок ведения индивидуального (персонифицированного) учета в компаниях сведений о зарегистрированных лицах, в том числе:

• порядок регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
• порядок представления страхователями сведений для индивидуального (персонифицированного) учета;
• порядок контроля за достоверностью сведений индивидуального (персонифицированного) учета;
• порядок хранения и уничтожения документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета.

Регистрация физлица в системе индивидуального (персонифицированного) учета осуществляется посредством открытия индивидуального лицевого счета.

Если работодатель принимает на работу сотрудника, у которого нет ИЛС, он должен зарегистрировать такое лицо в системе персучета.

При этом действует новое правило – при приеме гражданина на работу или заключении с ним договора ГПХ, на вознаграждения по которым и начисляются страховые взносы, если на этого гражданина не открыт ИЛС, страхователь представляет в Соцфонд анкету зарегистрированного лица не позднее рабочего дня, следующего за днем приема гражданина на работу или заключения с гражданином соответствующего договора. Ранее такой срок не был установлен (инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, утвержденная приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н).

Документом, подтверждающим регистрацию, является уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, содержащее сведения о страховом номере ИЛС (уведомление о регистрации).

Страхователь должен представлять в составе единой формы сведений индивидуальные сведения о всех работающих у него лицах, включая лиц, заключивших договоры ГПХ, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе, в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».

И если ранее индивидуальные сведения, сведения о трудовой деятельности могли быть представлены на бумаге, в электронном виде, включая способ подачи через ЛК страхователя, а также через МФЦ, то со 2 июня 2023 года количество способов подачи сократилось. Теперь сведения персучета нельзя передавать в СФР через МФЦ.

Соцфонд проверит поступившие данные. При обнаружении в представленных индивидуальных сведениях ошибок и (или) их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимися у Фонда, а также несоответствия их формам и форматам, установленным Фондом, страхователю вручат уведомление об устранении в течение 5-ти рабочих дней имеющихся ошибок и несоответствий лично под расписку, или уведомление направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по ТКС.

В случае направления уведомления по почте заказным письмом датой вручения этого уведомления считается 6-ой день, считая с даты отправления заказного письма.

Датой получения страхователем уведомления, направленного в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, является дата, подтвержденная оператором ЭДО или территориальным органом Фонда.

Датой получения страхователем уведомления в электронном виде от Соцфонда, переданного через личный кабинет, считается дата его размещения в личном кабинете.

В случае представления работодателем уточненных (исправленных) индивидуальных сведений о сотрудниках, в отношении которых страхователю вручено уведомление об устранении имеющихся в индивидуальных сведениях ошибок и несоответствий, в течение 5-ти рабочих дней со дня получения данного уведомления к такому страхователю штрафные санкции не применяются.

Если компания сама обнаружит ошибку и это произойдет ранее, чем ее выявит Соцфонд, она сама может подать исправленные сведения. В таком случае финансовые санкции к страхователю также не применяются.