Как заполнить и сдать ЕФС 1 по исполнителям на ГПД

С начала 2023 года в связи с появлением нового Соцфонда, созданного при объединении ПФР и ФСС РФ, утвердили и новую отчетность – ЕФС-1. Ее нужно заполнять не только в отношении работников, в отношении лиц, оформленных по ГПД. Особенности заполнения ЕФС-1 в таком случае пояснил Минтруд в письме от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784.

Состав и сроки сдачи ЕФС-1 в отношении исполнителей по ГПД

Сведения из отчета ЕФС-1 представляется в СФР в отношении исполнителей по ГПД в составе:

• титульного листа;
• подразделе 1 раздела 1;
• подраздела 1.1 подраздела 1.

К гражданско-правовым договорам, при заключении которых с исполнителями подаются сведения, при этом относятся, в том числе, договоры:

• по работам либо услугам;
• авторского заказа;
• об отчуждении исключительного права на научные, литературные произведения;
• лицензионные договора с издательствами, а также о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

При этом подраздел 1.1 подраздела 1 представляется страхователями в отношении застрахованных лиц, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы.

Поэтому, если предметом договора ГПХ выступает передача имущества в собственность или пользование, то подавать такие сведения не нужно. Поскольку выплаты лицам в этом случае страховыми взносами не облагаются. Например, к договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав), относится договор аренды автомобиля. По арендной плате, которую компания выплатит лицу по договору, страховые взносы начислять не нужно (письмо Минфина от 19.10.2022 № 03-04-06/101306).

Сдавать сведения нужно в следующие сроки:

• при подписании с исполнителем ГПД – не позднее рабочего дня, следующего за днем его заключения;
• при прекращении ГПД – не позднее рабочего дня, следующего за днем прекращения.

Как отразить даты заключения ГПД и начала выполнения работ по нему

Даты заключения договора и начала выполнения работ по нему не всегда могут совпадать. К примеру, договор ГПХ был заключен 01.02.2023, а работы по договору начали выполняться в период с 05.02.2023 по 31.03.2023.

В таком случае указывается:

• для мероприятия «Начало договора ГПХ» в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» – дата 05.02.2023, в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается дата 01.02.2023;
• для мероприятия «Окончание договора ГПХ» в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» – дата 31.03.2023, в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» – дата прекращения договора ГПХ - 31.03.2023.

В случае если договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом без указания периода работы, то нужно сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» даты заключения договора ГПХ, а дата прекращения договора ГПХ указывается в соответствии с актом о выполненных работах.

Как заполнить ЕФС-1 при заключении ГПД без указания периода работы

По общему правилу договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Законом или договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору (ст. 425 Гражданского кодекса).

В случае если договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом на год без указания периода работы, но при этом акт об оказании услуг (выполнении работ) составлен до окончания срока действия договора, то нужно сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием даты прекращения договора ГПХ в соответствии с актом о выполненных работах.

При этом в графе «Основание» указывается наименование договора ГПХ (при окончании договора ГПХ - акт об оказании услуг (акт о выполненных работах).

Как заполнить ЕФС-1 если дата начала периода работы по ГПД раньше даты заключения договора

К примеру, договор ГПХ заключен 13.03.2023 с датой начала работ 20.02.2023.

Договор ГПХ вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения (п. 1 ст. 425 Гражданского кодекса).

При этом стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до заключения договора, если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений.

При заполнении подраздела 1.1. указывается дата начала периода работы по договору ГПХ (20.02.2023) и дата заключения договора ГПХ (13.03.2023). Эти сведения в составе формы ЕФС-1 страхователю необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом договора ГПХ.

Нужно ли указывать дату начала ГПД, заключенного до 1 января 2023 года

В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» страхователь представляет в отношении лиц, заключивших договоры ГПХ, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), сведения о дате заключения, дате прекращения и иные реквизиты договора гражданско-правового характера о выполнении работ (об оказании услуг).

Учитывая, что сведения по форме ЕФС-1 представляются страхователем, начиная с 1 января 2023 г., обязанность по представлению сведений о дате заключения договора ГПХ за отчетные периоды до 1 января 2023 г. законодательством не предусмотрена.

Сведения о периодах работы застрахованных лиц, работающих по договорам ГПХ, за отчетные периоды до 01.01.2023 представлялись по форме СЗВ-СТАЖ, утвержденной постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 г. № 507п.

Как заполнять сведения, если исполнитель – самозанятый, утратил свой статус

Существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора, является основанием для его изменения или расторжения, если иное не предусмотрено договором или не вытекает из его существа (п. 1 ст. 451 Гражданского кодекса).

В случае если самозанятый утратил право применения НПД, то у организации-заказчика в отношении такого лица возникает обязанность по уплате страховых взносов.

Данное обстоятельство является существенным при заключении договора ГПХ и является основанием для его расторжения и заключения нового договора ГПХ непосредственно с физлицом, которое уже не является самозанятым, применяющим специальный налоговый режим.

При этом сведения по новому договору ГПХ необходимо представить по форме ЕФС-1 в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) нового договора ГПХ с физлицом.