Какие документы подтвердят реальность сделки при налоговой проверке

В бухгалтерский учет налогоплательщика могут быть внесены только документы, подтверждающие достоверность факта хозяйственной жизни (сделки).

Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и статье 54.1 Налогового кодекса, не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе, лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

В ходе проверок налоговики зачастую выявляют сделки, которые совершались не в реальности, а на бумаге, что является признаком деятельности «фирм – однодневок».

Если по итогам анализа контрагент обладает признаками «проблемного» и налоговики определят его в качестве «однодневки», то в отношении организации и ее контрагентов могут провести контрольные мероприятия, направленные на доказательство того, что хозяйственная операция не имела места в действительности, а только значится таковой по документам.

Последствиями таких мероприятий могут стать отказ в вычетах и в учете расходов при расчете налога на прибыль. Такие возможности предоставляет статья 54.1 Налогового кодекса. Такое возможно, к примеру, если по результатам проверки:

• сделку признают нереальной;
• докажут, что товар не существовал;
• установят, что работы фактически выполняла не та организацию, которая указана в договоре в качестве подрядчика или субподрядчика.

Поэтому, важно правильно оформлять документы по сделкам с контрагентами.

В случае спора с налоговиками в суде они помогут доказать компании реальный характер сделки.

К таким документам могут относиться:

• табели учета рабочего времени и штатное расписание сотрудников контрагента;
• должностные инструкции. Например, в случаях, когда из их содержания вытекает, что в обязанности сотрудников не входит выполнение спорных работ;
• документы, обосновывающие необходимость привлечения субподрядных организаций, при наличии сотрудников в штате организации, при наличии необходимой технической и материальной базы, оборудования;
• письмо заказчика, подтверждающее, что на его территории присутствовали субподрядчики, которые могли проходить без представителей подрядчика;
• журнал пропусков с указанием ФИО сотрудников, которые проходили на территорию для выполнения работ;
• журналы проведения инструктажей по технике безопасности. 
• сравнительная таблица полученных услуг, которые соотносятся с выполненными работами (применение позаказного метода учета - распределение товаров, работ, услуг для каждого конкретного заказа);
• калькуляция стоимости работ и услуг, графики выполнения работ (по каждому договору);
• любые документы, которые подписали госорганы (акт ввода в эксплуатацию жилого дома, судебное решение по результатам спора с контрагентом и т.д.);
• сертификаты соответствия товара, акты осмотра, страховые полисы, дефектные ведомости;
• иные документы, подтверждающие реальность совершаемых сделок.

В ФНС обращают внимание, что фактическое существование сделки определяется только сторонами сделки и документами, сопровождающими эту сделку.

При этом сделку подтверждают не только документы, выражающие ее содержание и подписанные лицами, совершающими сделку, а также документы, сопровождающие ее исполнение. Например, такими документами являются:

• оформленные должным образом товаро-сопроводительные документы;
• документы по учету оприходования и дальнейшего продвижения товаров, работ, услуг;
• документы о трудовой деятельности конкретных сотрудников, выполнивших ту или иную работу в интересах проверяемого налогоплательщика и другие первичные документы, предусмотренные законодательством страны.

Кроме того, компании может понадобиться подтвердить, почему она выбрала конкретного контрагента для заключения сделки. В этом ей поможет внутренний нормативный документ, регламентирующий способ отбора контрагентов, разработанный и утвержденный на фирме, положения которого не стоит нарушать при отборе новых потенциальных партнеров.