Уплата НДФЛ за отказ работодателя взыскать ущерб с сотрудника

По общему правилу сотрудник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты, либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

Это следует из статьи 238 Трудового кодекса.

Необходимыми условиями для наступления материальной ответственности работника за причиненный работодателю ущерб являются:

• наличие прямого действительного ущерба у работодателя;
• противоправность поведения (действия или бездействия) работника;
• причинно-следственная связь между действиями или бездействием работника и причиненным работодателю ущербом;
• вина работника в причинении ущерба.

При этом, бремя доказывания наличия совокупности указанных обстоятельств законом возложено на работодателя, который до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником, обязан провести проверку с обязательным истребованием от работника письменного объяснения для установления размера причиненного ущерба, причин его возникновения и вины работника в причинении ущерба.

Согласно положениям статьи 247 Трудового кодекса до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Затребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным.

В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

При этом сотрудник или его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их.

Статьей 240 Трудового кодекса предусмотрено, что работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника.

Минфин рассмотрел вопрос о том, приведет ли такой отказ работодателя к обязанности платить НДФЛ.

Чиновники отмечают, что в соответствии с пунктом 1 статьи 41 Налогового кодекса доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии, в частности, в целях уплаты НДФЛ.

В связи с этим, по мнению Минфина, у работодателя может возникнуть необходимость уплаты НДФЛ в случае отказа от взыскания с виновного работника соответствующей задолженности перед работодателем.

Это произойдет если работодатель в соответствии с Трудовым кодексом:

• установил размер причиненного ему конкретным работником прямого действительного ущерба;
• причину возникновения ущерба;
• предел материальной ответственности работника.

В таком случае отказ работодателя от взысканий приводит к возникновению у работника дохода, подлежащего налогообложению (письмо Минфина от 21.01.2026 № 03-04-06/3228).

Отметим, что ранее чиновники придерживались иной точки зрения.

Они отмечали, что, отказываясь от взыскания с виновного работника сумм возмещения причиненного организации ущерба, работодатель не производит каких-либо выплат или иных вознаграждений в пользу работника. Следовательно, такой отказ не влечет последствий в виде необходимости уплаты не только НДФЛ, но и страховых взносов (письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-04-06/68917).