В какой момент признавать расходы по электронной первичке

Расходы, подтвержденные документами, составленными в виде электронного документа, признаются в том же порядке, что и на основании документов, составленных на бумаге. На это указал Минфин в письме от 23.05.2024 г. № 03-03-06/1/47340. Такой вывод чиновники сделали в связи с тем, что особый порядок учета расходов, подтвержденных электронными документами, для целей исчисления налога на прибыль не установлен.

Порядок признания расходов при методе начисления для целей налогообложения прибыли определен статьей 272 Налогового кодекса. В нем установлены как общие, так и специальные правила.

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 272 Налогового кодекса, расходы, принимаемые для целей налога на прибыль, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (если иное не предусмотрено пунктом 1.1 статьи 272 Налогового кодекса), и определяются с учетом положений статей 318 - 320 Налогового кодекса.

Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок.

В случае если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.

При этом наряду с общими положениями есть и специальные положения, регулирующие порядок признания отдельных видов расходов, а также даты признания таких расходов. К примеру, для услуг (работ) производственного характера датой осуществления материальных расходов признается дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг (работ) (п. 2 ст. 272 Налогового кодекса).

Общие и специальные правила соотносятся между собой следующим образом: если в отношении признаваемых расходов положениями статьи 272 Налогового кодекса предусмотрен специальный порядок учета, то применяются специальные положения.

Следовательно, в целях признания расходов нужно учитывать дату:

• подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг (работ) — для материальных расходов по услугам (работам) производственного характера;
• расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода — для прочих расходов.

При этом, по мнению Минфина и ФНС, под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, следует понимать дату составления указанных документов. Такой же порядок действует, если первичка была составлена в электронной форме (письма Минфина от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69363, ФНС от 25.03.2019 № СД-4-3/5272).