В какой момент признавать расходы по электронной первичке

Расходы, подтвержденные документами, составленными в виде электронного документа, признаются в том же порядке, что и на основании документов, составленных на бумаге. На это указал Минфин в письме от 23.05.2024 г. № 03-03-06/1/47340. Такой вывод чиновники сделали в связи с тем, что особый порядок учета расходов, подтвержденных электронными документами, для целей исчисления налога на прибыль не установлен.

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 272 Налогового кодекса, расходы, принимаемые для целей налога на прибыль, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (если иное не предусмотрено пунктом 1.1 статьи 272 Налогового кодекса), и определяются с учетом положений статей 318 - 320 Налогового кодекса.

В случае если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.

При этом наряду с общими положениями есть и специальные положения, регулирующие порядок признания отдельных видов расходов, а также даты признания таких расходов. К примеру, для услуг (работ) производственного характера датой осуществления материальных расходов признается дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг (работ) (п. 2 ст. 272 Налогового кодекса).

Общие и специальные правила соотносятся между собой следующим образом: если в отношении признаваемых расходов положениями статьи 272 Налогового кодекса предусмотрен специальный порядок учета, то применяются специальные положения.

Следовательно, в целях признания расходов нужно учитывать дату:

• подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг (работ) — для материальных расходов по услугам (работам) производственного характера;
• расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода — для прочих расходов.

При этом, по мнению Минфина и ФНС, под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, следует понимать дату составления указанных документов. Такой же порядок действует, если первичка была составлена в электронной форме (письма Минфина от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69363, ФНС от 25.03.2019 № СД-4-3/5272).