Учет компенсаций за личный автомобиль в служебных целях

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса).

Согласно статье 164 Трудового кодекса под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда и производятся работнику в качестве компенсации его затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Однако, их разрешается учесть только в пределах норм, установленных Правительством.

Нормы расходов организации на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.  Постановлением Правительства от 03.04.2024 № 417 эти нормы были повышены в 2 раза с 1 января 2024 года.

При этом пунктом 38 статьи 270 Налогового кодекса предусмотрено, что выплата компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм таких расходов, установленных Правительством, не учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Датой осуществления расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов на основании подпункта 4 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса признается дата перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) налогоплательщика.

Следовательно, учесть в расходах по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм можно на дату ее выплаты сотруднику. Такой вывод подтверждается письмом УФНС по г. Москве от 04.06.2024 № 16-17/069746.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя, в котором указаны размеры компенсации.

Для получения компенсации работники, использующие личный транспорт для служебных поездок, представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах.

Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.

При этом в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль в составе расходов учесть нельзя.