Поездки сотрудника за счет фирмы: НДФЛ, взносы, налог на прибыль

Чтобы добраться до офиса работник пользуется услугами такси или каршеринга. Эти расходы  на проезд работодатель сотруднику возмещает. К каким налоговым последствиям для фирмы приведет оплата проезда сотрудника в офис? Надо ли работодатель удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с оплаты стоимости поездки? И сможет ли он учесть расходы на такси или каршеринг по налогу на прибыль? Ответы на эти вопросы дал Минфин в письме от 03.11.2021 г. № 03-01-10/89249.

Оплата за работника такси и каршеринга: что с НДФЛ и взносами

Некоторые доходы, которые получает работник от организации, квалифицируется как доход в натуральной форме. К таким доходами относится оплата за работника питания, услуг ЖКХ, отдыха, обучения, иных товаров и услуг.

Следовательно, если работодатель оплачивает за сотрудника услуги такси или каршеринга, речь также пойдет о доходе работника, полученном им в натуральной форме. Поэтому, в таком случае организация должна удержать НДФЛ со стоимости оплаты поездки работника на такси в офис и обратно домой.

Так же следует поступить и в целях уплаты страховых взносов. Ведь оплата стоимости услуг такси или каршеринга не входит в перечень выплат, освобожденных от взносов. Такую возможность статья 422 Налогового кодекса не предоставляет.

Следовательно, суммы компенсаций, направленных на возмещение расходов работников по оплате стоимости проезда к месту работы и обратно, облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. Такую точку зрения высказал Минфин в письме письме от 03.11.2021 г. № 03-01-10/89249. Напомним, что чиновники не первый раз высказывают на эту тему. Аналогичную позицию Минфин также изложил в письме от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758.

Оплата за работника услуг такси и каршеринга: учет по налогу на прибыль

Налоговый кодекс устанавливает запрет на учет по налогу на прибыль расходов на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом (п. 26 ст. 270 Налогового кодекса). Но из этого правила есть некоторые исключения. Они касаются расходов на:

• доставку сотрудников к месту работы, которая обусловлена технологическими особенностями производства. К таким особенностям можно отнести, например, удаленность организации или режим ее работы. Или, в случае, если режим работы не позволяет сотрудникам добраться до места работы на общественном транспорте;
• оплату проезда работников, которая предусмотрена трудовыми или коллективными договорами и является формой оплаты труда.

В случае если расходы на оплату проезда к месту работы и обратно обусловлены  технологическими особенностями производств или являются формой системы оплаты труда, то их можно включить в расчет налога на прибыль. На это обратил внимание Минфин в письме от 03.11.2021 г. № 03-01-10/89249.

Хотя, при этом нельзя забывать о том, что расходы на оплату проезда сотрудников в офис и обратно домой, как и остальные расходы организации, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Поскольку в иных случаях их нельзя учесть по налогу на прибыль организаций в силу пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса.