Можно ли использовать сканы документов для подтверждения расходов

В Налоговом кодексе нет строгого перечня документов, которыми можно подтвердить те или иные расходы. Закон устанавливает лишь условие – они должны соответствовать установленным требованиям.

Для целей налогового учета все расходы должны соответствовать общим требованиям, установленным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса – обоснованность, документальная подтвержденность, связь с деятельностью, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:

• оформленными в соответствии с законодательством РФ;
• оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
• косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Требования к документам предъявляет не только Налоговый кодекс, но и Федеральные законы от 06.12.2011 №  402-ФЗ «О бухгалтерском учете», от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Они устанавливают, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

При этом электронный документ признается равнозначным документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, если он подписан квалифицированной электронной подписью.

Сканирование документа - получение электронного образа документа. Электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Относительно возможности использовать скан-копии документов для подтверждения расходов чиновники приходили к неоднозначным выводам.

В некоторых случаях они утверждали, что по закону о бухучете возможность принятия к учету электронных образов первичных учетных документов не установлена (письмо Минфина от 08.12.2021 № 03-03-07/99864).

В то же время допускали возможность использования скан-копий документов в исключительных случаях, не поясняя при этом, какие случаи таковыми являются (письма ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476, Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451).

Однако, в скором времени этот вопрос будет решен положительно. Об этом рассказал Минфин в письме от 29.08.2022 г. № 03-03-06/2/83818.

Чиновники обратили внимание, что в настоящее время в Госдуме рассматривается законопроект № 1173189-7 "О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Этот проект планирует приравнять скан/электронные/факсимильные копии документов к оригиналам таких документов. Первое чтение в Госдуме этот законопроект уже прошел.