Как учесть расходы при аренде автомобиля сотрудника

Компания может арендовать личный автомобиль сотрудника для служебных нужд. Расходы, которые она несет в таком случае по договору аренды, можно учесть по налогу на прибыль. Об этом напомнил Минфин в письме от 24.10.2022 г. № 03-03-06/1/102614.

По договору аренды транспортного средства без экипажа собственник машины предоставляет ее арендатору за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Порядок, условия и сроки выплаты арендных платежей – все это предмет соглашения сторон договора аренды автомобиля без экипажа.

Арендуя автомобиль сотрудника, у компании могут появиться расходы:

• в виде арендных платежей. Арендная плата перечисляется собственнику машины за вычетом удержанного НДФЛ. Расходы в виде арендных платежей за арендуемое транспортное средство относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Они учитываются на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Расходы в виде арендных платежей признаются компанией на последнее число истекшего месяца аренды (пп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса);
• на содержание и эксплуатацию автомобиля. Например, затраты на приобретение ГСМ, мойку, шиномонтаж. Эти расходы может учесть компания только в случае, если в договоре аренды отсутствует условие о том, что такие расходы несет арендодатель;
• на техническое обслуживание (ремонт). Арендатор сможет учесть эти расходы, только если арендует автомобиль по договору аренды без экипажа. В ином случае обязанность по поддержанию надлежащего технического состояния возлагается на арендодателя и эти расходы налоговики не признают экономически обоснованными;
• на страхование. Договором аренды обязанность застраховать автомобиль может быть возложена на арендатора. В таком случае он вправе учесть эти расходы либо в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (пп. 5 п. 1 ст. 253, пп. 1, 3, 7 п. 1 ст. 263 Налогового кодекса) либо во внереализационных расходах, если использование арендованного имущества не связано с производством и реализацией, но связано с направленной на получение дохода деятельностью (пп. 7 п. 1 ст. 263, пп. 20 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса).

С суммы вознаграждения по договору, выплачиваемого собственнику машины, компания удерживает НДФЛ. Сумма исчисленного и удержанного НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты арендодателю вознаграждения по договору.

Страховые взносы по договору аренды автомобиля без экипажа не начисляются.

Связано это с тем, что договор аренды автомобиля относится к договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав). Арендная плата, установленная такими договорами аренды, заключенными между фирмой и физлицом – ее работником, и выплачиваемая данным физическим лицам, не является объектом обложения страховыми взносами согласно пункту 4 статьи 420 Налогового кодекса.