Как оформить возмещение затрат сотрудника на парковку автомобиля

Сотрудник вправе использовать личный или служебный автомобиль в служебных целях, в том числе при разъездном характере работы или в командировке. При этом законодательство прямо не предусмотрено возмещение расходов работника на парковку личного или служебного автомобиля, в том числе не предусмотрен размер такого возмещения.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику в том числе возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса).

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает в том числе расходы, связанные со служебными поездками и произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 Трудового кодекса).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения таких расходов работникам коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей определяются по общему правилу коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 1, 4 ст. 168 Трудового кодекса).

Работодатель вправе возмещать сотрудникам затраты, связанные с оплатой парковки при использовании как служебного, так и личного автотранспорта.

Для этого нужно закрепить порядок возмещения затрат в локальном нормативном акте, к примеру, в положении о разъездном характере работы или в положении о командировках.

ЛНА должны соответствовать требованиям законодательства. В частности, при составлении положения о командировке данный ЛНА должен соответствовать требованиям, установленным постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749.

В остальных случаях представители ГИТ рекомендуют оформить локальный нормативный акт, в котором можно предусмотреть:

• перечень работников, которым возмещаются расходы на парковку служебного или личного транспорта;
• случаи, когда такое возмещение предусмотрено (например, выполнение поручения руководителя);
• разрешенные способы оплаты парковок;
• порядок возмещения таких расходов работникам;
• перечень подтверждающих документов;
• сроки представления подтверждающих документов;
• срок возмещения расходов.

Следовательно, возможность возмещения расходов работника на оплату парковки личного или служебного автомобиля и порядок такого возмещения могут быть предусмотрены в ЛНА работодателя, в том числе в положении о командировках, о разъездном характере работы. Об этом напомнили ГИТ Нижегородской области письме от 10.04.2025.

При использовании личного автомобиля работника в интересах работодателя надо также оформить письменное соглашение, где предусмотреть размер такого возмещения.

Расходы в виде компенсации работнику стоимости услуг платной парковки могут быть учтены при налогообложении прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в виде расходов на содержание служебного транспорта на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

При этом Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

В связи с этим оправдательными документами в отношении расходов по оплате парковочного места могут служить:

• отчет об операциях по парковочному счету, в котором указаны место парковки транспортного средства с привязкой ко времени (дате) окончания и начала движения транспортного средства;
• и первичные учетные документы, составленные самим налогоплательщиком, подтверждающие использование данного транспортного средства в производственных целях на соответствующем маршруте (путевой лист).

На это обращал внимание Минфин в письме от 30.08.2024 г. № 03-03-07/82237.

По общему правилу расходы на содержание служебного транспорта признаются на дату утверждения авансового отчета руководителем (пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса).

В случае, если деньги на оплату парковки служебного автомобиля под отчет сотруднику не выдаются, начисление компенсации производится на основании его заявления, к которому нужно приложить подтверждающие расходы документы.

Выплата денежных средств с целью компенсации сотрудникам документально подтвержденных затрат на оплату парковки может быть произведена путем перечисления денежных средств на банковский счет работника, в том числе, привязанный к банковской карте, открытой в рамках «зарплатного» проекта.