Безнадежную задолженность нельзя подтвердить скриншотами

Факт возникновения задолженности и отнесения ее к безнадежной подтверждается документами, оформленными в соответствии с требованиями российского законодательства. При этом конкретный перечень подтверждающих документов Налоговый кодекс не устанавливает.

По общему правилу, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Требования к составлению первичного учетного документа (его обязательные реквизиты) установлены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». К ним относятся:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование компании или ИП, составивших документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи вышеуказанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичные учетные документы являются подтверждением данных налогового учета. Кроме них, подтверждением данных налогового учета являются аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы.

Для подтверждения отнесения задолженности к безнадежной может использоваться информация, полученная из государственных информационных систем.

Однако, несмотря на то, что информация, содержащаяся в государственных информационных системах, а также иные имеющиеся в распоряжении госорганов сведения и документы являются государственными информационными ресурсами, и предоставленная на них информация является официальной, копии документов, выгруженные из таких ресурсов, не отвечают требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам. На это указал Минфин в письме от 03.11.2022 г. № 03-03-06/2/107386.

Поэтому, в качестве единственного и достаточного документального подтверждения правомерности отнесения задолженности к безнадежной компания и ИП не смогут использовать:

• электронные образы документов, выгруженные с официальных сервисов;
• скриншоты информации, размещенной в государственных информационных системах.

Напомним, что безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются (п. 2 ст. 266 Налогового кодекса):

• долги перед предпринимателем, по которым истек срок исковой давности;
• долги, по которым обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта госоргана или ликвидации налогоплательщика.

Поэтому, для правомерного уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности требуется документально подтвердить возникновение задолженности, а также истечение срока исковой давности.

Документами, подтверждающими факт возникновения дебиторской задолженности, могут быть любые первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед предпринимателем, к которым относятся, в том числе,  накладные на передачу ценностей, акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы и др.

Списать безнадежную дебиторскую задолженность можно на основании акта инвентаризации, бухгалтерской справки и приказа директора фирмы о ее списании. Акт инвентаризации оформляется, например, по унифицированной форме № ИНВ-17. Инвентаризация проходит на основании приказа руководителя компании, который также можно оформить по унифицированной форме № ИНВ-22.