Как проверить полученный от контрагента счет фактуру

Наиболее удобным способом обмена документами между предпринимателями является электронный документооборот. При этом переход на использование электронных счетов-фактур значительно упрощают процесс обмена информацией с контрагентами.

Электронные счета-фактуры — это цифровые документы, представляющие собой электронный аналог традиционных бумажных счетов-фактур, которые высылаются и принимаются с помощью операторов электронного документооборота, в обязательном порядке подписываются электронной цифровой подписью продавца.

Электронные счета-фактуры по НДС имеют такую же юридическую силу, как и аналог этого документа, оформленный на бумаге, они являются основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю.

Чтобы начать ЭДО с использованием электронных счетов-фактур, нужно:

• согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами;
• получить в удостоверяющем центре сертификат ключа усиленной квалифицированной электронной подписи на лицо, которое будет участвовать в процессе подписания электронных счетов-фактур;
• заключить соглашение с доверенным оператором и получить у него необходимое программное обеспечение для обмена ЭДО. Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти в разделе «Выбор оператора электронного документооборота» на сайте ФНС.

При этом ФНС напомнила, что проверить правильность заполнения идентификационных реквизитов контрагентов в счетах-фактурах можно с помощью онлайн-сервиса «Проверка корректности заполнения счетов-фактур».

Сервис позволит избежать ошибок в предоставляемых сведениях из книг и журналов, в части заполнения идентификационных реквизитов контрагентов (ИНН, КПП) и сэкономить время на их проверку. Кроме того, он предусматривает возможность проверки контрагента на дату совершения сделки.

В соответствии с назначением сервиса, он осуществляет проверку идентификационных реквизитов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по данным ЕГРН.

При этом, если по результатам проверки сервис сообщил об ошибке:

• в идентификационных реквизитах контрагентов, то в первую очередь следует проверить правильность ввода данных и повторить проверку;
• в данных по контрагенту, которые были введены в соответствии с указанными в счете-фактуре, тогда надо направить информацию контрагенту, чтобы он проверил свои данные и при необходимости их скорректировал;
• относительно учетных данных, тогда нужно заполнить форму обращения в налоговые органы по месту учета и, при наличии возможности, прикрепить отсканированную копию свидетельства о постановке на учет.

При этом обращения, к которым приложена копия правоустанавливающего документа, будут рассмотрены в первоочередном порядке.