Как правильно подписать счет фактуру

Подпись – обязательный реквизит счета-фактуры.

Счет-фактура подписывается:

• руководителем и главным бухгалтером организации;
• либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

При выставлении счета-фактуры ИП, этот документ подписывается индивидуальным предпринимателем либо иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

При этом нет запрета на подписание счета-фактуры одним лицом, наделенным правом подписи на основании доверенности, как за руководителя, так и за главного бухгалтера организации (письмо Минфина от 24.07.2019 № 03-07-11/55067).

А вот подписание одного счета-фактуры одновременно руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами и ИП либо иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, невозможно. Это отметил Минфин в письме от 15.02.2024 г. № 03-07-09/13420.

Поэтому, компания может убрать из формы счета-фактуры ненужные ей реквизиты, такие как «Индивидуальный предприниматель или иное уполномоченное лицо» и «Реквизиты свидетельства о госрегистрации ИП». Это не будет нарушением.

В случае, если компании реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в счете-фактуре удобнее разделить на 4 поля – «Руководитель организации», «Уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер», «Уполномоченное лицо», то указание этих данных отдельно также не будет нарушением порядка оформления счетов-фактур.

Помимо этого, чиновники отмечают необходимость расшифровки подписи, хотя Налоговый кодекс такого требования не содержит.

В случае, когда счет-фактуру подписывают уполномоченные лица, то в показателях «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» проставляется подпись уполномоченного лица и указываются его фамилия и инициалы.

Указание же при этом иных сведений, в том числе должности уполномоченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру, не запрещается (письмо Минфина от 23.04.2012 № 03-07-09/39).