Могут ли отказать в вычетах НДС при бумажных транспортных накладных

С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок обязаны оформлять перевозочные документы в электронном виде. Однако на практике заказчики могут продолжать получать от перевозчиков бумажные накладные. Это создает риск налоговых споров: инспекция может поставить под сомнение расходы на перевозку и вычеты НДС из-за нарушения установленного порядка оформления документов. ФНС разъяснила, что использование бумажных перевозочных документов само по себе не является основанием для отказа заказчику в признании расходов по налогу на прибыль и вычетах НДС. Соответствующая позиция изложена в письме от 03.11.2026 № СД-36-3/9573@ и согласована с Минфином.

Почему бумажные накладные не лишают права на налоговые расходы и вычеты

Обязательное оформление перевозочных документов в электронном виде предусмотрено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. При этом нарушение требований к формату документов необходимо отличать от несоблюдения условий налогового учета.

[cta-form text="Бумажные накладные стали причиной налогового спора? Оценим перспективы защиты"]

ФНС напомнила, что для признания расходов по налогу на прибыль и применения вычетов НДС действуют самостоятельные требования.

При расчете налога на прибыль расходы на перевозку должны отвечать следующим условиям:

• затраты экономически обоснованны;
• расходы документально подтверждены;
• перевозка связана с деятельностью, направленной на получение дохода.

При этом расходы могут подтверждаться не только непосредственно перевозочными документами, но и другими документами, в том числе косвенно подтверждающими произведенные затраты (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса).

Для применения вычета НДС необходимо:

• приобрести транспортные услуги для операций, облагаемых НДС;
• принять услуги на учет;
• иметь соответствующие первичные документы и счета-фактуры.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Таким образом, факт оформления перевозочных документов на бумажном носителе сам по себе не является самостоятельным основанием для отказа покупателю услуг (заказчику) в признании расходов при исчислении налога на прибыль организаций и применении вычетов по НДС. Эта позиция согласована с Минфином (письмо от 28.10.2026 № 03-03-08/95209).

В каких случаях сохраняется риск отказа в расходах и вычетах

При использовании бумажных документов необходимо разграничивать 2 вида рисков.

[cta-form text="Ошибки в перевозочных документах привели к претензиям ФНС? Поможем защитить вычеты"]

1. Налоговые риски. ФНС исключила возможность отказа в расходах и вычетах исключительно по причине бумажного формата.

Однако, налоговые претензии могут возникнуть в следующих ситуациях:

• не подтвержден факт перевозки — представленные документы не позволяют установить, какие услуги оказаны, кем и в каком объеме;
• не обоснованы транспортные расходы — отсутствуют доказательства связи перевозки с деятельностью, направленной на получение дохода;
• не выполнены условия вычета НДС — отсутствуют необходимые счета-фактуры, первичные документы либо услуги не приняты на учет.

Следовательно, при проверке налоговая должна оценивать выполнение условий признания расходов и вычетов, а не ограничиваться указанием на нарушение электронного формата документа.

2. Административные риски. Нарушение обязательных требований законодательства о транспортно-экспедиционной деятельности может повлечь ответственность.

Какая ответственность сохраняется за оформление бумажных документов

ФНС отдельно обратила внимание на административную ответственность за нарушение обязательных требований законодательства о транспортно-экспедиционной деятельности.

Так, согласно статье 6.1 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» клиент и экспедитор за нарушение обязательных требований, установленных данным законом, несут ответственность, предусмотренную законодательством.

[cta-form text="ФНС оспаривает реальность перевозки? Поможем подтвердить расходы и вычеты"]

В частности, статья 11.14.3 КоАП предусматривает административную ответственность за невыполнение обязанностей, установленных законодательством о транспортно-экспедиционной деятельности.

При этом вопрос о привлечении к административной ответственности и вопрос о правомерности налоговых расходов и вычетов решаются по разным правилам.

Для заказчиков перевозок это означает, что при получении бумажных документов необходимо проверять их содержание и сохранять доказательства фактического оказания услуг.