Как зарегистрировать обособленное подразделение и избежать штрафов

Обособленное подразделение организации — структурная единица, территориально обособленная от головной организации, по месту нахождения которой оборудовано хотя бы одно стационарное рабочее место на срок более одного месяца. Обособленные подразделения могут создаваться в форме представительства, филиала или без образования таковых. Именно от формы обособленного подразделения зависит порядок его постановки на налоговый учет.

Алгоритм постановки обособленного подразделения на налоговый учет

Для обычных обособленных подразделений предусмотрено уведомление ФНС, а сведения о филиалах и представительствах вносятся в ЕГРЮЛ. В последнем случае отдельное сообщение по форме № С-09-3-1 не требуется (п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса, подп. «н» п. 1 ст. 5 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», подп. 3 п. 2 ст. 23, п. 3 ст. 83 Налогового кодекса).

[cta-form text="Планируете расширение бизнеса? Поможем оформить подразделения без нарушений"]

Чтобы зарегистрировать обособленное подразделение без нарушений, компании необходимо определить его статус, подготовить документы и соблюсти установленные сроки.

Шаг 1. Определить, возникло ли обособленное подразделение

Для целей налогового учета обособленное подразделение возникает, если одновременно выполняются следующие условия:

• компания организовала работу по адресу, отличному от адреса ее нахождения;
• по этому адресу оборудовано хотя бы одно стационарное рабочее место на срок более месяца;
• рабочее место находится под прямым или косвенным контролем работодателя.

Обособленное подразделение признается таковым независимо от его оформления во внутренних документах компании и полномочий, которыми оно наделено. Даже одно оборудованное рабочее место может стать основанием для налогового учета.

Под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Само по себе наличие другого адреса еще не означает создание обособленного подразделения. Например, работа дистанционного сотрудника из другого города не образует подразделение, если работодатель не создает и не контролирует там стационарное рабочее место (п. 2 ст. 11 Налогового кодекса, ч. 7 ст. 209 Трудового кодекса).

Шаг 2. Выбрать порядок регистрации подразделения и сообщить о нем в ФНС

Порядок уведомления ФНС зависит от статуса подразделения.

Вид подразделения	Что должна сделать компания	Как производится постановка на учет
Обычное обособленное подразделение (офис, магазин, участок)	Подать сообщение № С-09-3-1 в течение месяца со дня создания	ФНС ставит компанию на учет на основании сообщения
Филиал или представительство	Подать заявление № Р13014 для внесения сведений в ЕГРЮЛ в течение 7 рабочих дней со дня принятия решения о создании	После внесения сведений в ЕГРЮЛ ФНС самостоятельно ставит компанию на учет. Дополнительное заявление для налогового учета не требуется

 

В случае создания филиала или представительства информация о них должна быть внесена в ЕГРЮЛ. Для этого не позднее 7 рабочих дней с момента принятия решения о создании филиала или представительства в регистрирующий орган подается заявление по форме № Р13014. После внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ налоговая инспекция самостоятельно ставит организацию на учет по месту нахождения филиала или представительства в течение 5 рабочих дней. Изменять устав только в связи с созданием филиала или представительства не требуется (п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса, п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ, п. 3 ст. 83, п. 2 ст. 84 Налогового кодекса).

При создании обособленного подразделения без образования филиала или представительства вносить сведения о нем в ЕГРЮЛ не нужно. Чтобы поставить на учет такое подразделение, организация в течение одного месяца со дня его создания направляет в налоговый орган по месту своего нахождения сообщение по форме № С-09-3-1.

[cta-form text="Не знаете, нужно ли регистрировать подразделение? Проверим основания и оценим риски"]

Шаг 3. Получить подтверждение постановки на учет

Налоговая инспекция ставит компанию на учет по месту нахождения обособленного подразделения в течение 5 рабочих дней:

• для обычного обособленного подразделения — со дня получения сообщения по форме № С-09-3-1;
• для филиала или представительства — со дня внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ.

В этот же срок ФНС выдает или направляет компании выписку из ЕГРН, подтверждающую постановку на учет по месту нахождения подразделения. Отдельно запрашивать выписку не требуется.

Постановка на учет осуществляется бесплатно (п. 2, 6 ст. 84 Налогового кодекса, п. 3, 4 Порядка, утв. приказом ФНС от 30.06.2025 № ЕД-7-14/568@).

Шаг 4. Учесть особенности регистрации нескольких подразделений

Организации, имеющие обособленные подразделения на территории РФ, подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого из них.

Если несколько обособленных подразделений созданы на территории одного муниципального образования (либо в городах федерального значения Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе) и подведомственны разным налоговым инспекциям, организация вправе выбрать для постановки на учет налоговый орган по месту нахождения одного из этих подразделений (п. 4 ст. 83 Налогового кодекса).

Сведения о выбранном налоговом органе указываются в уведомлении по форме № 1-6-Учет (КНД 1111054). Форма и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС от 04.09.2020 № ЕД-7-14/632@. Данное уведомление направляется в налоговый орган по месту нахождения организации теми же способами, что и сообщение о создании обособленного подразделения.

При этом выбор одной налоговой инспекции не освобождает организацию от обязанности сообщить о создании каждого обычного обособленного подразделения по форме № С-09-3-1.

Шаг 5. Сообщать об изменениях и закрытии

Обязанности организации не заканчиваются постановкой подразделения на учет.

Событие	Срок	Форма
Изменение ранее сообщенных сведений об обычном подразделении, в том числе адреса	3 рабочих дня со дня изменения сведений	№ С-09-3-1
Закрытие обычного подразделения	3 рабочих дня со дня прекращения деятельности	№ С-09-3-2
Принятие решения о закрытии филиала или представительства	3 рабочих дня со дня принятия решения	№ С-09-3-2

 

При закрытии обычного подразделения налоговая снимает организацию с учета в течение 10 рабочих дней после получения сообщения, но не ранее окончания выездной налоговой проверки, если она проводится.

При закрытии филиала или представительства компания также подает заявление по форме № Р13014 для внесения соответствующих сведений в ЕГРЮЛ. После внесения записи налоговая самостоятельно снимает организацию с учета по месту нахождения филиала или представительства в течение пяти рабочих дней, но не ранее окончания выездной налоговой проверки, если она проводится (п. 5 ст. 84 Налогового кодекса, п. 15 Порядка, утв. приказом ФНС № ЕД-7-14/568@).

Какие штрафы грозят за нарушение порядка регистрации

За несвоевременное сообщение о создании подразделения и ведение деятельности без постановки на учет предусмотрены разные составы нарушений.

Нарушение	Меры ответственности
Не представлено в срок сообщение о создании подразделения	200 руб. за документ (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса)
Ведение деятельности без постановки на учет при наличии оснований для применения п. 2 ст. 116 Налогового кодекса	10% доходов от такой деятельности, но не менее 40 000 руб.
Непредставление сведений должностным лицом	Предупреждение или штраф от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП)

 

Пропуск срока подачи сообщения о создании обособленного подразделения сам по себе не означает автоматического применения штрафа в размере 10% доходов, но не менее 40 000 рублей. Для ответственности по пункту 2 статьи 116 Налогового кодекса необходимо установить обстоятельства, образующие самостоятельный состав правонарушения — ведение деятельности без постановки на учет по основаниям, предусмотренным этой нормой.