ЭДО для обмена электронными счетами фактурами с контрагентами

Электронные счета-фактуры — это цифровые документы, представляющие собой электронный аналог традиционных бумажных счетов-фактур, которые высылаются и принимаются с помощью операторов электронного документооборота, в обязательном порядке подписываются электронной цифровой подписью продавца.

Электронные счета-фактуры представляют собой цифровые документы, которые подтверждают факт выплаты НДС за товар, работу или услугу.

В ряде случаев у компаний и ИП есть обязанность выставлять только электронные счета-фактуры. К примеру, при реализации, передаче в составе выполненных работ товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры, в том числе корректировочные, выставляются в электронной форме (пп. 1 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса).

Электронный обмен счетами-фактурами возможен исключительно через зарегистрированных операторов ЭДО.

Операторы ЭДО – это компании, которые обеспечивают обмен информацией по защищенным телекоммуникационным каналам связи между сторонами сделки как открытого, так и конфиденциального характера, используя средства криптографической защиты персональных данных.

Чтобы начать электронный документооборот с использованием электронных счетов-фактур, необходимо:

• согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами;
• получить в удостоверяющем центре сертификат ключа усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭЦП) на лицо, которое будет участвовать в процессе подписания ЭСФ;
• после заключить соглашение с доверенным оператором и получить у него необходимое программное обеспечение для обмена ЭДО.
• подать заявление с выбранным оператором электронного документооборота в произвольной форме. При заключении договора с оператором следует указать, согласна ли компания на передачу информации другому оператору.

Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур (письмо Минфина от 02.06.2022 № 03-07-11/52137).

Электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, исходя из положений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон № 63-ФЗ) признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением.

При оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ.

При этом электронный документооборот с применением простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения (письма ФНС  от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 № СД-4-3/8904).

Суды отмечают, что при отсутствии между сторонами заключенного соглашения об ЭДО, направление каких-либо документов посредством данной системы является ненадлежащим и не может являться доказательством подтверждения совершения истцом юридически значимых действий (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.10.2021 г. №  13АП-29971/21).

Соглашение между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должно предусматривать, в частности:

• правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
• обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Это правило установлено частью 2 статьи 9 Закона № 63-ФЗ.

Для обеспечения документа, подписанного простой ЭП, юридической силой необходимо идентифицировать лицо, которое использует простую электронную подпись, понятие которой в законе определено не только через наличие присущих ей технических признаков - использование кодов, паролей или иных средств, но и через ее функциональные характеристики - необходимость подтверждения факта формирования электронной подписи определенным лицом.

В связи с этим соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Наладить ЭДО в компании для выставления электронных счетов-фактур помогут сервисы ФНС.

Для комфортного перехода на электронный документооборот ФНС рекомендует использовать следующие сервисы и информационные страницы:

• «Выбор Оператора электронного документооборота» – это раздел, перейдя в который пользователь сайта сможет узнать об особенностях ЭДО, найти оператора по разным фильтрам, увидеть более подробную информацию об Операторе или предоставляемым им иным услугам;
• «Проверка корректности заполнения счетов-фактур» — поможет проверить правильность заполнения идентификационных реквизитов контрагентов в электронных счетах-фактурах. Сервис позволяет избежать ошибок в предоставляемых сведениях из книг и журналов, в части заполнения идентификационных реквизитов контрагентов (ИНН, КПП), а также сэкономить время на их проверку. Кроме того, он предусматривает возможность проверки контрагента на дату совершения сделки;
• «Калькулятор для расчета эффективности внедрения ЭДО в компании» - интерактивный сервис, который позволяет получить предварительную оценку стоимости перехода компании на электронный документооборот, а также примерный срок окупаемости понесенных затрат.
• «Прозрачный бизнес» - сервис содержит комплексную информацию о налогоплательщиках, включая сведения о применении ими электронного документооборота со своими контрагентами.
• «Сценарии внедрения ЭДО» – раздел, содержащий информацию о типовых пошаговых сценариях проектов по внедрению ЭДО в компании.

Существует 2 типовых сценария внедрения электронного документооборота в компании:

• «Первые шаги и быстрый результат» — сценарий позволяет компании быстро перейти на электронный документооборот независимо от отрасли ее деятельности. Срок перехода при этом составляет не более четырех недель. Сценарий предназначен в основном для компаний малого и среднего бизнеса с объемом менее 10 тысяч документов в год. Также он может рассматриваться в качестве первого шага при внедрении электронного документооборота для крупного бизнеса.
• «Комплексный подход и дальнейшее развитие» — предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых большой объем документов, есть определенный процесс их согласования и подписания, много ответственных исполнителей, есть необходимость интегрировать систему оператора электронного документооборота с учетными системами компании, есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.

Электронный счет-фактуру может подписать только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 Налогового кодекса).

Электронные счета-фактуры хранятся в электронном виде, распечатывать на бумаге не нужно (письмо ФНС от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@).