НДФЛ и взносы с компенсаций дистанционным работникам с 2024 года

С 2024 года устанавливается новый порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами компенсаций, которые выплачиваются дистанционным работникам в связи с использованием ими личного имущества в служебных целях.

Какие компенсации в связи с использованием личного имущества в служебных целях положены удаленщикам

Работодатель обязан обеспечить дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

В то же время дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства.

При этом работодатель должен:

• выплатить дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• возместить дистанционному сотруднику расходы, связанные с использованием принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

Порядок, сроки и размеры возмещения должны определяться коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.6 Трудового кодекса).

НДФЛ и взносы с компенсаций удаленщикам в 2023 году

Компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

В 2023 году и ранее суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не облагались НДФЛ и взносами при соблюдении следующих условий:

• у организации должны быть документы, подтверждающие фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов;
• суммы компенсаций расходов дистанционных работников за использование принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, расходов, связанных с их использованием, не облагаются НДФЛ и взносами в размере, определяемом коллективным договором, ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Указанное разъясняли чиновники Минфина и ФНС в письмах от 11.01.2022 № 03-04-06/263, от 31.03.2021 № 03-03-06/1/23415, от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@.

Методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов, их подтверждающих, каждой компании следовало утверждать своим ЛНА (письмо ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@).

Изменения при налогообложении НДФЛ и взносами с компенсаций удаленщикам с 2024 года

С 2024 года условия освобождения от НДФЛ и взносов компенсаций удаленщикам урегулированы Налоговым кодексом.

С 2024 года освобождается от НДФЛ компенсации в размере, определяемом коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но:

• не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно;
• либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.

Аналогичные условия предусмотрены для освобождения возмещения удаленным работникам в целях начисления страховых взносов (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса).