НДФЛ и взносы при оплате электронной подписи сотруднику

УКЭП — это цифровой аналог собственноручной подписи. Ей можно подписывать любые документы без предварительной договоренности с другой стороной. В частности, УКЭП можно применять для взаимодействия с контрагентами, госорганами, партнерами и сотрудниками, участия в электронных торгах, подписания заявлений на Госуслугах.

Сотрудник может подписывать документы от имени организации и ИП при наличии сертификата личной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и электронной доверенности (МЧД).

Получить личный сертификат УКЭП можно платно в аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ).

Если в целях ведения электронного документооборота организация оформляет УКЭП сотруднику, у нее могут возникнуть вопросы о том, надо ли при оплате стоимости усиленной квалифицированной электронной подписи удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы. Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме от 29.03.2024 № 03-04-06/28364.

В соответствии со статьей 22.2 Трудового кодекса работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. При этом работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.

Объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 Налогового кодекса).

Расходы работодателя на получение на работника усиленной квалифицированной электронной подписи в целях ведения электронного документооборота в организации связаны с производственной необходимостью.

Поэтому, такие расходы организации не признаются объектом обложения страховыми взносами.

Что касается НДФЛ, то в данном случае возникает вопрос о получении сотрудником дохода в натуральной форме.

К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса).

Таким образом, оплата организацией за физлицо товаров (работ, услуг) или имущественных прав в интересах этого лица признается доходом, полученным этим лицом в натуральной форме.

Однако, поскольку в данном случае производится оплата не в интересах этого лица, она не признается доходом, полученным этим налогоплательщиком в натуральной форме.

А, поскольку, оплата организацией-работодателем стоимости УКЭП осуществляется в связи с производственной необходимостью в целях ведения ЭДО в организации, а не для личных целей работника, соответствующая оплата не признается доходом для целей уплаты НДФЛ.

Помимо этого, Минфин напомнил о возможности самой компании учесть расходы на УКЭП для целей налогообложения.

Поскольку в этом случае речь идет о расходах компании для производственных нужд, они могут учитываться для целей налогообложения прибыли, но при условии их соответствия критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса.