Комплект документов для освобождения подотчетных денег от НДФЛ

Денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, являются объектом обложения НДФЛ, если отсутствуют первичные документы, подтверждающие понесенные расходы, и выданные под отчет суммы не были возвращены предприятию.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, не позднее 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который им выданы эти деньги, или со дня выхода на работу должны предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Данное правило установлено подпунктом 6.3 пункта 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У).

При осуществлении расчетов с применением ККТ покупатель должен получить кассовый чек или БСО на бумажном носителе. Либо в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты ему обязаны направить кассовый чек или БСО в электронной форме.

ФНС отметила, что порядок освобождения от обложения НДФЛ денежных средств, полученных налогоплательщиком под отчет, зависит от информации, содержащейся в подтверждающих документах, прилагаемых работником вместе с авансовым отчетом (письмо от 23.10.2023 г. № ЗГ-3-11/13674@).

Какие это должны быть документы, конкретизируют суды (см, к примеру, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11.01.2023 № Ф09-9642/22).

Арбитры пришли к выводу, что получение сотрудником денег под отчет и возврат средств работодателю сопровождается оформлением комплекта документа, в который входит:

• распорядительные документы на выдачу подотчетных средств и РКО;
• авансовый отчет с подтверждающими документами;
• документы, подтверждающие целевое использование средств, а также доказательства оприходования ТМЦ, приобретенных на них.

Подотчетное лицо – это лицо, которому выданы денежные средства на осуществление расходов, связанных с ведением деятельности компании.

Подотчетными лицами могут быть любые работники компании, включая руководителя, с которыми заключены трудовые договоры, а также физические лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры.

Денежные средства под отчет выдаются при наличии распоряжения руководителя либо на основании письменного заявления подотчетного лица (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).

На основании этих документов оформляется расходный кассовый ордер.

Распорядительный документ юрлица, ИП допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.

Если деньги выдавались на командировочные расходы, то после возвращения из командировки подотчетное лицо должно в течение 3-х рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет (п. 26 положением о служебных командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 №  749).

В остальных случаях работник должен представить авансовый отчет с подтверждающими документами и произвести окончательный расчет в срок, установленный руководителем

В соответствии с Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Помимо этого, нужны документы, подтверждающие целевое использование указанных средств, а также доказательства оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных на них. 

В случае, если у сотрудника после приобретения ТМЦ под отчет, остались средства, он должен вернуть неизрасходованный остаток.