Ошибки при подаче уведомлений об обработке персданных в РКН

ошибка

как правильно

документ оформлен не на бланке организации

уведомление должно быть оформлено на бланке оператора или заверено печатью организации (на подписи руководителя или уполномоченного лица).

По правилам делопроизводства, документ должен быть зарегистрирован и иметь исходящий номер и дату.

в поле «Наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора»:

• не указывается или не полно указывается адрес оператора (отсутствует почтовый индекс, муниципальный район (для организаций районов области), улица, номер дома, корпус – если имеются);
• наименования организации в уведомлении не соответствует указанному на бланке или печати, сведениям в ЕГРЮЛ

указываются:

• почтовый адрес – это адрес, по которому организация (ИП, физическое лицо) зарегистрирована в ЕГРЮЛ (ЕГРИП, адрес по прописке);
• адрес местонахождения – это адрес, по которому фактически осуществляется деятельность.

При заполнении поля «Филиалы» имеются в виду отделения, корпуса учреждения, другие территориально обособленные отделы, магазины и иные подразделения, филиалы, имеющие отношение к оператору и входящие в его состав.

в поле «Правовое основание обработки персональных данных» не указываются соответствующие статьи, дата принятия и номер закона или иного НПА, регулирующего осуществляемый вид деятельности и касающегося обработки персональных данных.

Часто операторы указывают только Закон № 152-ФЗ, который не дает правовых оснований операторам для обработки персональных данных.

Законом № 152-ФЗ регулируются только отношения, связанные с обработкой персональных данных.

Необходимо указать все отраслевые НПА, которыми руководствуется Оператор, обрабатывая персональные данные с указанием реквизитов: дата, номер и название.

Также указывается: Устав ООО ____ от ___ №, Положение об ______ от ____ № ____, лицензия на ___ от ____ № _____ и т. д.

Кроме того, в данном поле необходимо указать локальные акты, принятые Оператором в соответствии с законодательством о персональных данных – это Положение об обработке персональных данных ООО (ИП, физ. Лицо) _____ от _____ № _____, а также приказы, инструкции и др.

в поле «Цель обработки персональных данных» неправильно указывается цель обработки персданных

необходимо обратиться к уставу организации, а также не забывать, что каждое юридическое лицо в обязательном порядке осуществляет бухгалтерский и кадровый учет, в рамках которого обрабатываются персональные данные работников, а также членов их семьи (в личных делах хранятся копии свидетельств о рождении детей, свидетельств о браке, справки с места учебы ребенка и пр.).

К примеру. ИП представляют отчеты в налоговые органы, пенсионный фонд и пр. Для них может иметь место формулировка «подача отчетности в федеральные органы исполнительной власти».

Другие примеры: «оказание (предоставление) услуг по ….», «выполнение работ по ….», «осуществление … деятельности …»

в поле «Категории персональных данных» указываются персональные данные конкретных физических лиц – работников, клиентов, абонентов и др.; используются фразы и др.», «и т.п.», «другая информация», «анкетные данные»

перечень категорий персональных данных должен быть полный и исчерпывающий, сокращения недопустимы.

Информация, относящаяся к физическому лицу, то есть, документы: паспорт, водительские права, удостоверение, свидетельство о рождении, военный билет, документ об образовании и пр., принадлежащие физическому лицу, не могут быть категориями персональных данных. Они являются материальными носителями персданных.

Правильно следует указывать конкретно, например, фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, расовая принадлежность, национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные убеждения, философские убеждения, состояние здоровья, состояние интимной жизни.

При заполнении поля для начала необходимо перечислить категории персональных данных, заполняемые в форме кадрового учета Т2, затем добавить другие категории, обрабатываемые в организации в рамках иных видов деятельности.

в поле «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются» указываются не все категории субъектов персональных данных, применяются фразы «и др.», «и т.п.», «другая информация», упоминаются сторонние юридические лица

содержание поля «вытекает» из «Цель обработки персональных данных». 

Необходимо указывать категории физлиц и виды отношений с ними.

Под видами отношений могут пониматься трудовые, гражданско-правовые, договорные отношения, отношения в целях исполнения закона или любого другого нормативно-правового акта, регламентирующего обработку персональных данных согласно сфере деятельности юрлица, ИП.

Если есть работники, работающие по договору, то к ним справедлива формулировка «физические лица, состоящие в иных договорных отношениях»

Категория «члены семьи работника» указывается, если, например в бухгалтерии хранятся справки с места учебы ребенка, копии свидетельств о рождении, свидетельств о браке; в отделе кадров хранятся анкеты, содержащие информацию о супругах, родителях, детях, иных родственниках работника и другие документы, содержащие персональные данные членов семьи.

в поле «Описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Закона № 152-ФЗ копируется текст, приведенный в примерах для заполнения

проанализировать предложенное в примере, и если применять какие-либо слова, то только те, которые относятся к деятельности оператора.

неправильное заполнение поля «Дата начала обработки персональных данных»

фактически это дата, которая указана в свидетельстве ИНН

уведомление подписано неуполномоченным лицом

уполномоченным лицом является:

• единоличный исполнительный орган, действующий на основании устава (гендиректор, директор, президент, управляющий);
• руководитель или начальник, действующий на основании положения;
• представитель юрлица, действующий на основании доверенности, в которой содержится соответствующее полномочие. В этом случае к уведомлению необходимо приложить документ, подтверждающий полномочия лица на подписание документов.

не указан исполнитель, контактная информация исполнителя

поле необходимо заполнить для обратной связи с исполнителем документа