Когда уведомлять Роскомнадзор об обработке персданных сотрудников

С 1 сентября 2022 года порядок работы компаний и ИП с персональными данными сотрудников обновится. С этого момента у работодателей появляются новые обязанности. Изменения связаны со вступлением в силу Федерального закона от 14.07.2022 г. № 266-ФЗ.

С 1 сентября 2022 года уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных теперь надо подавать практически во всех случаях обработки персданных. С этого момента  персональные сведения о сотрудниках, полученные в соответствии с трудовым законодательством, обрабатывать без уведомления больше нельзя.

Работодатель должен подать соответствующее уведомление в отношении обработки данных работников, если данные сотрудников ему нужно получить для таких стандартных трудовых отношений, как:

• подписание трудового договора;
• выдача зарплаты;
• направление в ПФР и ФСС данных о сотрудниках согласно действующему законодательству;
• оформление доверенности на сотрудника в интересах работодателя;
• оформление пропусков для входа на территорию работодателя.

Уведомление в Роскомнадзор подается во всех случаях, когда работодатель намерен осуществить обработку персональных данных.

Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или их совокупность, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Работодатель, который обрабатывает персданные, определяет цели такой обработки, состав сведений, признается оператором персональных данных.

Получив от работодателя уведомление, Роскомнадзор занесет его в Реестр операторов персональных данных.

Направить Уведомление в Роскомнадзор нужно по месту нахождения компании в соответствии с ее учредительными документами и свидетельством о постановке юрлица на учет в инспекции.

В настоящий момент направлять уведомление надо по форме, установленной в приложении № 1 к Методическим рекомендациям по уведомлению уполномоченного органа о начале деятельности по обработке персональных данных и внесении изменений в ранее представленные сведения, утвержденных приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94.

Уведомить Роскомнадзор о намерении осуществлять обработку персональных данных можно:

• либо на бумаге;
• либо в электронной форме.

Электронная форма уведомления и порядок ее заполнения размещены на Портале персональных данных Роскомнадзора.

При этом оператору персданных предоставлена возможность сформировать уведомление в электронной форме и направить его в Роскомнадзор одним из следующих способов:

• сформировать уведомление и направить в бумажном виде;
• сформировать уведомление и направить в электронном виде с использованием УКЭП;
• сформировать уведомление и направить в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА.

После издания Роскомнадзором приказа об утверждении форм уведомлений и информационных писем в соответствии с произошедшими изменениями, оператор вправе направлять соответствующее информационное письмо для внесения изменений в сведения об операторе в Реестре. Об этом сообщили представители ведомства в письме от 19.08.2022 г. № 08-75348.

При этом отметим, что уведомление в Роскомнадзор нужно предоставлять только в том случае, если обработка персданных осуществляется с применением компьютерной техники и средств автоматизации. Если сведения о сотруднике записывают в бумажный журнал, книгу или тетрадь, уведомлять об этом Роскомнадзор не нужно.