Как перейти на электронные перевозочные документы

Внесены изменения в сферу грузовых автомобильных, авиационных и железнодорожных перевозок. Одним из требований стал обязательный переход отрасли грузоперевозок на транспортный ЭДО. Новшества связаны со вступлением в силу Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

С 1 сентября 2026 года должны формироваться исключительно в виде электронного документа по форматам, утвержденным ФНС, и направляться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) следующие документы:

• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);
• грузовая накладная (для воздушных перевозок);
• транспортная железнодорожная накладная;
• транспортная накладная;
• заказ и заявка на перевозку грузов.

Обмен указанными электронными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, а также направление таких документов и сведений, содержащихся в них, в ГИС ЭПД осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (далее – ИС ЭПД).

Перечень операторов ИС ЭПД, являющихся также операторами ЭДО, опубликован на сайте Минтранса по адресу https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377/380.

Чтобы перейти на электронные перевозочные документы, необходимо:

• получить сертификат КЭП на руководителя (индивидуального предпринимателя) или сертификат квалифицированной электронной подписи и оформить МЧД для сотрудников;
• подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД — организации, которая предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД;
• предоставить доступ к сервису для сотрудников компании и назначить администратора, при необходимости подключить водителей.

Переход на использование электронных перевозочных документов сейчас позволит бизнесу протестировать технологию и подготовиться к обязательному новому порядку с 1 сентября 2026 года.

ФНС отметила, что использование электронных перевозочных документов дает ряд преимуществ:

• сокращение расходов на обслуживание техники для печати документов, покупку бумаги и оплату курьеров;
• электронные документы нельзя потерять - они хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД;
• оплата за перевозку приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку не нужно отправлять бумажный оригинал транспортной накладной грузоотправителю;
• все участники перевозки работают с одним и тем же документом — изменения появляются одновременно, а процесс взаиморасчетов ускоряется;
• упрощается доступ контрольно-надзорных органов к информации о перевозке и грузах, что снижает количество запросов к бизнесу.

Новые правила касаются всех участников логистических цепочек, которые задействованы в перевозке грузов: отправителей и получателей грузов, перевозчиков и экспедиторов.